Sa pagkakaroon ng digital na komunikasyon, ang sulat sa negosyo ay nagbago nang malaki. Kung gaano kabilis at kadali ang pagpapadala ng isang email, alam ng mga propesyonal na namumuno sa negosyo na ang mga pamantayan ay mayroon pa rin sa pagsulat at pagtugon sa isang liham sa maraming mga tatanggap. Maunawaan ang mga patakaran, kung nagsusulat ka ng isang email o isang karaniwang liham upang makuha ang pinakamahusay na mga tugon para sa mga mambabasa.
Mga Uri ng Pagsusulat
Mukhang maraming at maraming mga paraan upang magpadala ng komunikasyon sa negosyo sa modernong panahon. Ang mga mabilis na tala ay madalas na ipinadala sa pamamagitan ng pribado at instant na mga serbisyo sa pagmemensahe at kahit sa pamamagitan ng pagmemensahe ng teksto. Gayunpaman, kung nagpapadala ka ng opisyal na sulat sa ngalan ng iyong negosyo, ang isang sulat o email ang pinaka-propesyonal na pagpipilian. Ang lahat ng pagsusulat ay bahagi ng opisyal na tala ng negosyo, nangangahulugang isipin ang iyong tono at nilalaman kapag nagpapadala ng anumang nakasulat. Ito ay nagiging isang nakasulat na talaan at potensyal na ligal na umiiral.
Maraming tao ang awtomatiko pa ring gagamit ng mas pormal na pagbati sa mga karaniwang sulat kung saan nakakakuha sila ng impormal sa mga sulat sa email. Nakasalalay sa kung gaano mo kakilala ang mga partido, ang pagsasabing "Kumusta," o "Hoy," ay maaaring maging sobrang kaswal. Palaging bigyang-pansin kung sino ang madla at siguraduhing naaangkop mo sa madla na naaangkop.
Address ng Email sa Maramihang Mga Tatanggap
Mas mapagpatawad ang email na may mga kinakailangang pormalidad. Mayroon kang mga kahon ng address na kasama ang pangunahing mga tatanggap, ang mga carbon copy (CC) at ang mga blind carbon copy (BCC). Ipasok ang email address para sa bawat tatanggap sa naaangkop na kahon. Ang mga tao na kailangang makakuha at tumugon sa liham ang pangunahing tatanggap. Kung nagpapadala ka rin ng isang kopya sa isang manager o ibang partido na pinangalanan sa liham, nakukuha nila ang liham para sa mga layuning pang-impormasyon at dapat na nasa kahon ng CC.
Ang kahon ng BCC ay para sa mga tatanggap na hindi kailangang pangalanan, sa gayon ang lahat ay bulag sa kanilang resibo o sa isang pangkat na napakalaki na hindi mo nais ang lahat na tumugon sa buong pangkat. Nagsisilbi itong isang kontrol sa privacy para sa mga malalaking email ng pangkat.
Sa katawan ng email, ilista ang pangalan ng dalawa o tatlong tatanggap na sumusunod sa pagbati. Halimbawa, "Mahal na Joe, Jane at Tim," o "Mahal na G. Johnson, Ms. Hollis at G. Baxter." Para sa malawak na listahan, ilista ang pangalan, kumpanya at pamagat sa pagkakasunud-sunod bago ang pagbati. Halimbawa:
- John Tillis, Pangulo, ACME Inc.
- Jane Jones, CEO, Tip Top Sales Company
- Billy Allen, Bise-Presidente, Allow Metal Inc.
- Neil Benson, Bise-Pangulo, Peter Piper Peppers Company
Ipagpapatuloy mo ang listahang ito para makita ng pangkat kung sino ang nasa sulat kahit na ang mga address ay nasa BCC. Ang pagbati ay magiging isang bagay sa pangkat tulad ng, "Minamahal na Koponan," o "Minamahal na mga Sir." Kahit na ito ay email, subukang tugunan ang maraming tao sa isang email bilang propesyonal hangga't maaari.
Pagtugon sa isang Liham sa Dalawang Tao
Ang mga liham sa negosyo na dumadaan sa karaniwang mga mail channel ay walang maginhawang mga kahon ng email address. Bago ang pagbati, lilikha ka ng isang bloke para sa bawat inilaan na tatanggap. Pinaghihiwa-hiwalay ng bloke ang pangalan, pamagat at impormasyon ng kumpanya sa malalaking mga tipak tulad ng makikita sa sobre. Ang block ng bawat tatanggap ay pinaghihiwalay ng isang linya.
Ang isang halimbawa ng isang block ng tatanggap ay:
- Ronald Jones, Direktor ng Operasyon
- Mga Solusyon sa Mapagkukunan ng Operasyon, Inc.
- 10101 Main Street, Suite 200
- Pinakamahusay na Bayan, MA 00111
Ang isang bloke ay maaaring o hindi maaaring magsama ng isang telepono o fax. Pagdating sa tunay na pagbati, kapag nakalista mo na ang lahat ng mga tatanggap, gumamit ng isang pagbati sa pangkat, tulad ng "Minamahal na Mga Dumalo," o "Minamahal na Mga Kasosyo sa Proyekto."
Mga Kopya ng Carbon at Mga Kopya ng Blind
Para sa karaniwang mga titik, ang mga nakakakuha ng impormasyon bilang isang CC o bilang isang BCC, mapapansin pagkatapos mong italaga ang iyong pag-sign off sa dulo ng liham. Sa ibaba ng iyong pag-sign off na pagbati, ilista ang mga pangalan ng mga tatanggap ng carbon copy, kung mayroon man. Kung mayroong isang bulag na kopya ng carbon, kailangan mo lamang tandaan na ang isang taong hindi pinangalanan ay nakakakuha ng isang kopya. Ginagawa ito pagkatapos ng iyong pag-sign off at pagkatapos ng CC, sa pamamagitan ng pagpuna sa BCC.
