Ang Outlook ay isa sa pinakamahusay na mga program sa email na magagamit at ito ang unang pagpipilian para sa maraming mga gumagamit ng email sa negosyo. Malakas ang platform dahil mahusay ang pag-aayos nito ng mga email, isinasama sa maraming mga extension ng third-party, may mataas na mga limitasyon sa pagpapadala para sa komersyal na paggamit, at maraming mga account ang madaling nilikha at pinamamahalaan sa isang solong server.
Ang isa sa mga pagkukulang ng Outlook ay nagsasangkot ng isang madaling pamamaraan para sa pag-export ng mga email o kakayahang mabilis na kumuha ng data mula sa email. Mayroong maraming mga posibilidad, mula sa pagkopya at pag-paste ng mga indibidwal na email sa mga dokumento sa teksto hanggang sa pag-export sa isang format na CSV o Excel. Walang pagpipilian na perpekto, at ang pasadyang pag-format ay madalas na nawala sa panahon ng proseso.
Bakit Mag-export ng Mga Email?
Mayroong talagang ilang mga kadahilanan upang i-export ang mga email mula sa Outlook. Ang paglipat ng iyong inbox sa ibang server at mga tawag sa platform para sa isang pag-export kung hindi mo nais ang isang bagong pagsisimula. At ang paglipat sa isang bagong system ay maaaring mawala ang lahat ng iyong mga mahalagang pag-uusap sa email mula sa nakaraang mga palitan.
Upang maiwasan ang pagkawala ng mahalagang data ng email, i-export sa isang workbook ng Excel o isa sa maraming iba pang mga format. Magkaroon ng kamalayan na ang pag-upload sa isang nababasa at madaling natukoy na format sa isang bagong system ay malamang mahirap o imposible. Maaaring ayusin ng sheet ng Excel ang mga pag-uusap at kumilos bilang isang database kung saan maaari kang maghanap para sa mga lumang contact at pag-uusap ayon sa konteksto o petsa.
Ang iba pang dahilan upang mag-export ng mga email ay upang mai-save ang data sa isang backup na file. Ang sensitibong impormasyon na maaaring mangailangan ng isang pagpapabalik para sa ligal o personal na layunin ay nagkakahalaga ng pag-back up. Kung ang iyong server ay napalis na malinis, iimbak ng file ng Excel ang lahat mula sa mga nakaraang pag-uusap sa email.
I-export ang Mga Email Mula sa Outlook hanggang sa Excel
Madali ang pag-export ng mga email mula sa Outlook patungong Excel. Gayunpaman, tandaan na mananatili ka lamang ng payak na teksto at mga pangunahing link. Nawala ang lahat ng iba pang pag-format. Kung sa kalaunan nais mong ibalik ang pag-format, ang pag-save bilang mga HTML file ay isang mahusay na kahalili.
Buksan ang Outlook at i-click ang pagpipiliang "File", na sinusundan ng pagpipiliang "Buksan at I-export". I-click ang "I-import / I-export" at "I-export sa isang File" bago itakda ang uri ng file sa Excel. Ang isang CSV ay katulad, at madaling maililipat sa isang excel na workbook sa paglaon kung nais mo.
Panghuli, piliin ang patutunguhang folder kung saan dapat i-save ang file. Piliin ang "Tapusin" upang mai-save ang mga email sa tinukoy na folder. Lumabas sa Outlook at mag-navigate sa folder. Suriin upang matiyak na nai-save ang file at subukang buksan ito. Ang workbook ng Excel o CSV file ay dapat buksan sa lahat ng data ng email.
Mga Alternatibong Pagpipilian
Ang iba pang mga uri ng file ay sinusuportahan ng Outlook, pati na rin. Ang label na .PST ay partikular para sa pag-back up ng mga email ng Outlook at iba pang data na nakaimbak sa server. Naghahain ang .OLM ng parehong pag-andar sa mga Mac system. Ang nakuha dito ay ang file ay tumutugma lamang sa iba pang mga email sa Outlook. Kung nais mong buksan o ilipat ang data ng email, dapat itong mangyari sa loob ng isa pang Outlook account.
Ang iba pang pag-areglo ay tukoy sa Gmail. Maaari kang mag-set up ng isang Gmail account sa loob ng Outlook, na nangangahulugang nangangahulugang gumagamit ka ng isang server ng Gmail ngunit isang mukha ng Outlook upang pamahalaan ang iyong mga email. Ang mga system ay gumagana nang sama-sama, at maaari mong kopyahin ang lahat ng mga email ng Outlook sa mga indibidwal na folder at ilipat ang mga ito sa mga bagong folder ng Gmail. Kung inabandona mo ang Outlook pagkatapos ilipat ang mga email, mananatili ang mga ito sa server ng Gmail.
Ang paglilipat ng mga email mula sa isang buong negosyo na may maraming mga account ay mahirap, at walang malinaw na ruta na umiiral para sa paglipat ng mga platform. Ang pagsasama sa isang system tulad ng Salesforce na sumusubaybay sa lahat ng mga pagkilos na magkahiwalay na tumutulong, dahil ang mga pagkilos na iyon ay mananatiling nakaimbak sa Salesforce account. Baguhin ang mga server, at least mayroon ka pa ring mga email address at kasaysayan para sa bawat email. Kung hindi man, ang isang pagbabago sa server ay mahirap at medyo magulo.
