Ang kalidad ng komunikasyon ay ang kilos ng mabisang paghahatid at pagtanggap ng mga mensahe sa at mula sa iba, ayon sa MindTools. Ang komunikasyon sa negosyo ay lalong mahalaga sapagkat pera, kliyente at kagalingan ng kumpanya ang nakataya. Ang bawat negosyo ay nangangailangan ng itinatag na mga linya ng komunikasyon at proseso kaya ang mga empleyado at executive ay mabisang ipasa ang mga mensahe sa tamang mga tao. Kung wala ito, ang mga tanggapan ay maaaring maging hindi maayos, magulo at nakaka-stress. Maraming mga linya ng komunikasyon ang mayroon upang maitaguyod ang pagiging bukas sa isang tanggapan.
Linya ng Lakas
Dapat malaman ng bawat empleyado kanino kausap, tungkol sa isang katanungan na nauugnay sa negosyo o iba pa. Itaguyod ang isang linya ng kapangyarihan sa komunikasyon upang walang marinig sa lugar ng trabaho.
Ipahayag ang lahat ng mga alalahanin sa iyong point of contact maliban kung mayroon kang isang seryosong isyu sa isang bagay na ginagawa ng iyong contact - kung saan dumiretso ka sa susunod na tao.
Kung ikaw ay isang punto ng pakikipag-ugnay ng isang empleyado, siguraduhing alam ng iyong mga empleyado na hindi lahat ng sinabi nila sa iyo ay gagawin ito sa mga executive, ngunit maaaring. Hikayatin nito ang mga tao na mag-isip bago ipahayag upang maaari silang makipag-usap sa isang magalang at CEO-friendly na paraan.
Kung ikaw ay isang punto ng pakikipag-ugnay o superbisor, ipagbigay-alam sa mga sakop bago mo ipasa ang isa sa kanilang mga alalahanin kasama ang iyong superbisor. Karamihan bilang respeto, mapapanatili nitong malusog at nakikipag-usap ang iyong ugnayan sa mga empleyado.
Panatilihin ang isang patakaran sa bukas na pinto. Siguraduhin na ang mga sumasagot sa iyo alam na maaari silang lumapit sa iyo sa mga alalahanin sa pamamagitan ng pagbisita sa email, telepono o opisina na may wastong abiso.
Linya ng Teknolohiya
Ang teknolohiya ang pangunahing sasakyan sa komunikasyon sa negosyo, kaya maraming bagay ang dapat isaalang-alang at isagawa bago iparating ang mga mahahalagang mensahe sa pamamagitan ng telepono o email.
Bago tawagan ang iyong point of contact, itala ang mga tala upang mayroon kang isang magkakaugnay na plano para sa pagpapadala ng iyong mensahe. Dapat isama ang mga tala sa isang pagbati, isang layunin, isang paliwanag at isang tawag sa pagkilos. Ang isang maayos na tawag sa telepono ay mangangailangan ng mga resulta at makakuha ng respeto mula sa iyong punto ng contact. Magsalita nang malinaw at may kumpiyansa.
Ang pagsulat ng isang email upang magtanong o maghatid ng isang mensahe ay maaaring isang mabisang linya ng komunikasyon kung nagawa nang maayos. Ang isang email sa negosyo ay dapat na maigsi, mabait ang tono at sapat lamang ang haba upang maabot nang epektibo ang punto. Sabihin ang layunin ng email sa unang pangungusap, pagkatapos ay gamitin ang katawan upang sagutin ang anumang mga katanungan o karagdagang ipaliwanag ang pambungad na pahayag. Ang mensahe ay dapat na isara sa isang maikling recap, isang pag-sign off at ang iyong pangalan.
Pakikipag-usap sa Tao
Ang pakikipag-usap nang personal ay nagsasangkot ng pandiwang at di-berbal na komunikasyon, at kapwa mahalaga sa komunikasyon sa lugar ng trabaho, at nagtutulungan sa pagsasalita at pakikinig. Ang berbal nang walang nonverbal ay tulad ng pagkakaroon ng panulat at walang papel. Kung sa isang pagpupulong sa negosyo, kaswal na pakikipag-ugnay o pagtatanghal, maraming mga pandiwang at nonverbal na diskarte ang umiiral at lubos na mapapabuti ang komunikasyon sa opisina.
Kapag nakikipag-usap, magsalita at gumamit ng isang tiwala, malinaw na tono. Huwag gumamit ng mga tagapuno tulad ng "um" at "uh." Magtanong ng maraming mga katanungan. Kung pinasimulan mo ang pag-uusap, alamin ang eksaktong sasabihin mo, pagkatapos bigyan ang ibang tao ng pagkakataong magsalita habang nakikinig ka ng mabuti.
Lumapit sa pagsasalita nang lohikal, hindi masigasig. Gumamit ng mga salitang walang kinikilingan na naghahatid pa rin ng iyong mensahe. Ang mga tao ay malamang na seryoso na gawin ang isang negosyanteng may antas na ulo kaysa sa isang madamdamin, walang katwiran na negosyante. Maging malinaw ngunit may taktika.
Makinig ng paningin. Ang iyong komunikasyong hindi pangbalita ay nagsasabi ng kasing dami ng iyong pandiwang. Habang ang isang tao ay nagsasalita, tumayo nang tuwid, tumango sa pag-unawa, at ngumiti o panatilihin ang isang malugod na hitsura sa iyong mukha.
