Ang mga pamamaraan para sa pagkontrol sa dokumento ay tiyakin na ang mga empleyado sa pagpapatakbo ng kumpanya ay gumagamit ng tamang mga dokumento upang maisakatuparan ang kanilang trabaho. Ang mga pamamaraan ay isang pangunahing sangkap ng proseso ng katiyakan sa kalidad. Sinusubaybayan nila ang paghahanda at paghawak ng dokumento upang matiyak na ang mga empleyado na responsable para sa dokumentasyon ay pinalitan ang mga hindi na ginagamit na dokumento sa mga pinakabagong bersyon. Ang mga nasabing pamamaraan ay kasama ang mga tala ng mga empleyado na lumikha, nagbago at naaprubahan ang mga dokumento upang matukoy ng kumpanya kung paano maiiwasan ang mga pagkakamali at pagbutihin ang kalidad ng mga produkto at serbisyo nito.
Paglikha
Tinutukoy ng mga pamamaraan sa pagkontrol ng dokumento kung sino ang responsable para sa paglikha ng mga partikular na dokumento at kung paano ito makikilala ng taga-nagmula ng dokumento. Bilang karagdagan sa pagbibigay ng dokumento ng isang pangalan sa isang iniresetang format, ang responsableng empleyado ay kailangang pirmahan ang dokumento upang makilala ang kanyang sarili bilang nagmula. Ang paglagda sa dokumento ay nagpapahiwatig na isinasaalang-alang ng empleyado ang trabaho na kumpleto, at dapat niyang isama ang petsa na nagpapakita kung kailan niya natapos ang trabaho.
Pagsusuri
Kinakailangan ng mga prinsipyo ng katiyakan sa kalidad na suriin ng mga kumpanya ang marami sa kanilang mga dokumento para sa kawastuhan, lalo na ang mga teknikal na guhit at pagtutukoy. Detalye ng mga pamamaraan sa pagkontrol ng dokumento kung aling mga dokumento ang dapat suriin, kanino at kung paano maitatala ang naturang pagsusuri. Karaniwan isang pamamaraan ng pagsusuri ang tumutukoy kung anong mga kwalipikasyon ang dapat magkaroon ng isang tagasuri, at kung paano isinasagawa ng tagasuri ang anumang mga pagbabago na kinakailangan sa dokumento. Detalye nito kung paano magtala ng mga pagbabago at kung saan dapat mag-sign ang tagasuri upang ipahiwatig na nakumpleto niya ang isang matagumpay na pagsusuri.
Pagbabago
Bukod sa mga pagbabagong nagawa sa panahon ng pagsusuri, ang kinakailangang mga pagbabago sa dokumentasyon ay madalas na nagreresulta mula sa mga pagbabago sa mga proyekto o pagpapatakbo. Tinutukoy ng mga pamamaraan sa pagkontrol ng dokumento kung sino ang nagpapasimula ng mga pagbabago at kung sino ang nagsasagawa nito. Kapag nakumpleto na ang isang rebisyon, ang binagong dokumento ay tumatanggap ng isang pagtatalaga na hinahayaan ang mga empleyado na kilalanin ito bilang ang pinakabagong rebisyon sa isang partikular na petsa. Ang lumang dokumento ay tumatanggap ng isang pagtatalaga bilang lipas na at isang marka na hindi na ito kasalukuyan.
Kapalit
Ang isang mahalagang bahagi ng mga pamamaraan sa pagkontrol ng dokumento ay nagdedetalye kung paano tinitiyak ng isang kumpanya na ang pinakabagong mga bersyon ng dokumento ay papalit sa mga hindi na ginagamit na bersyon sa mga lokasyon kung saan ginagamit ang mga dokumento. Tinutukoy ng mga pamamaraan kung sino ang responsable para sa pag-update ng dokumentasyon, na madalas ang tagapagpasimula ng mga pagbabago. Sa kabilang banda, ang mga pamamaraan ay nagtuturo sa mga gumagamit ng dokumentasyon sa pagkakakilanlan ng lipas na materyal at kung paano suriin ang pinakahuling mga pagbabago.
Mga Panlabas na Dokumento
Ang mga negosyo ay madalas na kailangang gumamit ng dokumentasyon na nagmumula sa labas ng kumpanya. Ang mga nasabing dokumento ay hindi sumusunod sa panloob na mga pamamaraan noong una silang dumating. Tinutukoy ng mga pamamaraan sa pagkontrol ng dokumento kung sino ang responsable para sa pagsasama ng naturang mga dokumento sa system ng kumpanya. Detalyado nila kung paano makilala ang mga panlabas na dokumento, kung kinakailangan ng isang pagsusuri at kung paano magpatuloy sa mga pagbabago kung kinakailangan. Kapag naisama na, tinitiyak ng mga responsableng empleyado na ang mga nauugnay na panlabas na dokumento ay magagamit kung saan kinakailangan.
