Ang kadalian ng paggamit ng email ay kapwa ang punong lakas ng pagbabahagi ng impormasyon at kahinaan sa politika: Maaari nating mai-click ang "Sumagot Lahat" kasing dali ng "Sagot" at mai-type kung ano ang nais namin, nang walang mahiwagang engkantada sa email upang tanungin kung talagang nais naming ipadala ang nakasisilaw na mensahe tungkol sa pinakabagong anunsyo ng CEO sa buong kumpanya. Sa katunayan, ang pindutang Sagot Lahat ay maaaring maging napakalakas na mayroon itong sariling mga espesyal na panuntunan para sa ligtas na paggamit nito.
Sagot Lahat ng Sagot Vs
Kung ang isang tao ay nagpapadala ng isang email sa higit sa isang tao, mayroon kang dalawang pagpipilian sa pagtugon. Ang pag-click sa "Sumagot" ay nagpapadala ng iyong mensahe sa nagpadala ng email, habang ang pag-click sa "Sagot Lahat," ay nagpapadala ng iyong mensahe sa lahat ng nakatanggap ng orihinal. Inirerekumenda ng mga tao sa Purdue University na palaging suriin ang patlang na To sa iyong email sa pagtugon bago i-click ang ipadala.
Isipin ito bilang isang chat room o isang pagpupulong. Lahat ng nakatanggap ng email ay nakaupo na ngayon sa iisang silid. Kung may binulong ka sa orihinal na nagpadala, iyon ang Sumagot. Kung tatayo ka at ipahayag ang isang bagay sa buong silid, iyon ang Tugon Lahat. Tulad ni Robert Grimard, ang Enterprise E-mail Administrator para sa estado ng Maine ay nagsabing, "Gumamit ng Sagot Lahat ng may pag-iingat."
Sabihing May Magagamit o Sabihing Wala
Ito ay perpektong okay na tumugon sa lahat kapag may kakayahang magbigay ng isang tiyak na sagot sa isang katanungan na makikinabang sa lahat sa listahan ng tatanggap. Halimbawa, ang isang tao ay nagpadala ng isang email sa lahat na nagtatanong kung ang sinuman ay may isang tukoy na uri ng toner cartridge, magandang ideya na gamitin ang Sagot Lahat upang masabing, "Oo, mayroon ako." Pinipigilan nito ang lahat mula sa paghuhukay sa suplay ng kubeta.
Gayunpaman, walang pakinabang sa pagtugon sa pangkat na sabihin lamang na, "Hindi, paumanhin." Magisip ng ilang sandali kung lahat ng nasa listahan ng email ay gumawa nito. Walang nangangailangan ng dose-dosenang mga email na walang kapaki-pakinabang na sabihin. Maliban kung mayroon kang isang bagay na kapaki-pakinabang upang mag-ambag, iwasang tumugon sa buong listahan ng tatanggap.
Tingnan ang Mga Tatanggap
Palaging tingnan ang listahan ng tatanggap upang matiyak na ang mga tao lamang na kailangang makopya sa isang mensahe ang makakatanggap ng iyong tugon. Mahusay na kasanayan na gamitin ang Sagot Lahat at alisin ang mga hindi kinakailangang tatanggap kapag kailangan mong sagutin ang isang subset ng mga orihinal na tatanggap. Lalo na maingat na i-trim ang mga senior executive, dahil mas malamang na masobrahan sila ng email sa una. Dapat mo ring ibukod ang mga listahan ng pamamahagi na naglalaman ng maraming tao na hindi nangangailangan ng iyong tugon.
Tumugon Sa Personal na Komento
Bagaman ang pagpapadala ng mga mensahe na may bayad na pampulitika o mga hindi birong kulay na biro sa pamamagitan ng email ay hindi isang matalinong ideya sa anumang pangyayari, ang pagpapadala sa kanila sa pamamagitan ng Sagot Lahat ay maaaring isang mapinsalang career. Ang ilang mga tao ay kailangang magbulalas pagkatapos makatanggap ng nakakabigo na balita, at ito ay naiintindihan; gayunpaman, ang paglalagay sa bawat tao sa kumpanya ay maaaring makapinsala sa iyong reputasyon o kahit na mapailalim siya sa pagwawasto na aksyon.
Tumugon sa Lahat ng Mga Upline Chain
Ang ilang mga tao ay may ugali ng pagkopya ng isang direktang superbisor sa mga regular na mensahe. Maaari itong humantong sa kahihiyan kapag gumagamit ng Sagot Lahat upang mapuna ang trabaho o humiling ng pag-update ng katayuan. Sa pangkalahatan, ang pagkopya o bulag na pagkopya ng superbisor ng isang tao ay dapat na isang huling pagtatangka upang makuha ang pansin ng isang tao - hindi isang default na kasanayan.
Ang mga negosyante o may-ari ng maliit na negosyo ay madalas na may maliit na pag-aalala tungkol sa malaking bilang ng mga tatanggap sa isang Sagot Lahat ng sitwasyon; gayunpaman, kapag maraming mga kliyente ang kasama sa isang pag-mail, magandang ideya na ilagay ang mga ito sa isang listahan ng blind-copy sa orihinal na mensahe upang mabawasan ang peligro na masira ang mga hindi pagsisiwalat o di-kumpetisyon na mga kasunduan. Ang pagpapadala ng isang mensahe sa maraming tao sa maraming mga kumpanya ay pinahihintulutan silang gumamit ng Tugon Lahat sa bawat isa, na maaaring lumikha ng mga problema para sa orihinal na nagpadala.
