Ang pagsunod sa wastong pag-uugali para sa isang pagpupulong sa negosyo ay nagtatatag ng paggalang sa mga kalahok sa pagpupulong, tumutulong sa pulong na magsimula at magtapos sa oras, at magsulong ng isang kapaligiran ng kooperasyon. Ang kakulangan ng pag-uugali at hindi magandang pagpaplano ay dalawa sa mga pangunahing dahilan kung bakit nabigo ang maraming mga pagpupulong sa negosyo. Turuan ang iyong mga empleyado ng pag-uugali sa pulong sa negosyo upang matiyak na ang mga pagpupulong ng iyong negosyo ay epektibo.
1. Maagang Dumating (Walang Paumanhin)
Dumating sa lokasyon ng pagpupulong ng negosyo nang mas maaga 15 minuto nang maaga. Ito ay nagpapakita ng respeto at nagbibigay-daan sa iyo upang makahanap ng isang upuan at makapwesto bago magsimula ang pagpupulong.
2. Sundin ang Agenda
Ang tagapangulo ng pagpupulong ay dapat na magpalipat-lipat ng isang agenda sa pagpupulong sa bawat kalahok ng hindi bababa sa isang linggo nang maaga. Dapat tawagan ng mga kalahok ang tagapangulo upang ipahayag ang anumang mga alalahanin tungkol sa agenda kahit 48 oras bago ang pagpupulong. Ang tagapangulo at may kinalaman sa kalahok ay magkakaroon ng oras upang matukoy kung ang mga pagbabago ay kailangang gawin. Dapat ding banggitin ng agenda ang pagsisimula at pagtatapos din ng pagpupulong.
3. Maging Masusing Paghahanda
Ang bawat kalahok ay dapat na dumating sa pagpupulong kasama ang lahat ng mga materyales at data na kakailanganin niya at isang pag-unawa sa paksa ng pagpupulong. Ang buong layunin ng pagpupulong ay upang talakayin ang paksang nasa kamay. Nasayang mo ang oras ng lahat kung hindi ka handa na magbigay.
4. Kumuha ng Regular na mga Break
Ang mga pagpupulong ay dapat magkaroon ng pahinga tuwing dalawang oras upang matiyak na ang mga kalahok ay mananatiling nakatuon. Maghangad ng pahinga sa paligid ng 20 minuto ang haba, at ang pahinga sa pagkain mga 30 minuto ang haba.
5. Sundin ang Code ng Damit
Dapat ipahiwatig ng tagapangulo kung anong uri ng pananamit ang kinakailangan para sa pagpupulong, alinman sa kaswal na negosyo o pormal na negosyo, at dapat sundin ng mga kalahok ang panuntunang iyon. Ang isang kinatawan na listahan ng damit ay makakatulong dahil ang mga kalahok ay maaaring magkakaiba ng pananaw sa kung anong negosyo ang kaswal at pormal na negosyo. Halimbawa, kapag nakalista ang pulong bilang pormal sa negosyo, maaari mong ipahiwatig na sapat ang isang button-down shirt at khaki pantalon.
6. Magsalita nang Gilas
Panatilihing organisado ang pagpupulong sa pamamagitan lamang ng pagsasalita kapag mayroon kang sahig. Magtanong ng mga katanungan sa panahon ng itinalagang panahon ng pagtatanong, at itaas ang iyong kamay upang makilala ng tagapangulo bilang pagkakaroon ng sahig. Huwag matakpan ang isang tao habang nagsasalita sila o nagtatanong.
7. Makinig, Makinig Talagang
Maaari mong malaman na marami sa iyong mga katanungan tungkol sa isang paksa ay sinasagot ng nilalaman ng pagpupulong. Makinig ng mabuti sa pagpupulong at magtala. Magalang ang aktibong pakikinig at bibigyan ka ng isang matatag na batayan para sa pagbubuo ng iyong tugon.
8. Panatilihing Kalmado
Iwasan ang mga ugali ng nerbiyos tulad ng pag-tap sa isang pluma sa mesa, paggawa ng mga tunog na maririnig sa iyong bibig, pag-rusting ng mga papel o pag-tap sa iyong mga paa sa sahig. Nakagagambala ito sa iba pang mga kalahok at nakikita kang balisa, kahit na hindi ka.
9. Maging Magalang Sa Iyong Telepono
Patayin ang iyong cell phone bago magsimula ang pagpupulong. Kung naghihintay ka ng isang kagyat na tawag, pagkatapos ay itakda ang iyong telepono upang mag-vibrate at patawarin ang iyong sarili mula sa pagpupulong kung ang tawag ay papasok. Maliban kung naaprubahan ang mga laptop computer para sa pagpupulong, patayin ang iyo at babaan ang screen upang hindi mo hadlangan ang sinuman tingnan
10. Huwag Magdala ng Mga Bisita
Huwag dalhin ang mga hindi paununsyo na panauhin sa isang pagpupulong. Kung mayroon kang isang tao na nais mong dalhin sa isang pagpupulong, pagkatapos ay makipag-ugnay sa tagapangulo para sa pahintulot na dalhin ang iyong panauhin. Kung hindi binigyan ng pahintulot, pagkatapos ay huwag siyang dalhin.
