Ang memo ng negosyo ay mga panloob na dokumento na ipinadala sa mga empleyado upang maiparating ang impormasyon tungkol sa kumpanya, habang ang mga liham sa negosyo ay panlabas na mga komunikasyon, na madalas na nauugnay sa mga aktibidad sa pagbebenta o mga pangangailangan ng customer o upang magtanong sa isang vendor o ahensya ng gobyerno. Ang pag-format ay naiiba para sa bawat isa, at ang pag-aaral kung paano maayos na likhain ang bawat isa ay makakatulong sa iyo na mas mahusay na maipaabot ang iyong mensahe.
Mga Memo ng Negosyo sa Mga Miyembro ng Staff
Ang "Memo" ay maikli para sa memorandum, na tumutukoy sa isang paalala o isang abiso ng isang mahalagang item. Ang mga memo ay madalas na ipinapadala upang abisuhan ang mga kasapi ng kawani tungkol sa isang pagpupulong o bagong patakaran na sa palagay ng kumpanya ay sapat na mahalaga upang mag-garantiya ng higit pa kaysa sa pagsasalita sa bibig. Ang mga memo ay madalas na impormal, na may mas kaunting pansin sa istraktura, pag-format, grammar at, sa kaso ng mga naka-print na memo, kalidad ng papel.
Mga Sulat sa Negosyo na Naipadala sa Labas ng Kumpanya
Ang mga titik ay mas pormal na mga dokumento na ipinadala sa mga tao sa labas ng iyong kumpanya. Maaari silang magsama ng mga kahilingan para sa impormasyon o paglilinaw mula sa isang ahensya ng gobyerno; mga tugon sa mga reklamo o query ng customer; o mga pitch o panukala sa mga vendor, customer o media. Ang mga titik ay karaniwang nakasulat sa de-kalidad na papel, sa halip na kopya ng papel, at maingat na binabago upang maiwasan kahit ang pinakamaliit na pagkakamali.
Mga Pamagat na Ginamit sa Mga Memo at Sulat
Ang isang memo ay hindi kailangang nasa nakatigil na kumpanya o isama ang pangalan ng iyong kumpanya, logo, address o iba pang mga item na karaniwang matatagpuan sa headhead. Ang isang memo ay madalas na nagsasama ng isang heading sa tuktok, kaliwang bahagi ng papel na may kasamang apat na linya na nagtatalaga kung sino ang nagpapadala ng tala, kung sino ang tumatanggap nito, ang paksang sakop ng memo at ang petsa.
Ang isang liham ay karaniwang nakasulat sa nakatigil na negosyo na may petsa na lilitaw sa ilalim ng headhead ng sulat sa kaliwang bahagi ng pahina. Pinaghihiwalay ng isang blangko na linya ang petsa at ang address ng tatanggap, na kasama ang pangalan, pamagat at address ng tatanggap. Pagkatapos ng isa pang blangko na linya, lilitaw ang isang pagbati, tulad ng "Mahal na G. Smith."
Nilalamang Ginamit sa Mga Sulat at Memo
Ang isang memo ay nagsasaad ng layunin para sa komunikasyon sa unang pangungusap, na sinusundan ng impormasyon na maikli na hinarap ang sino, ano, saan, bakit, kailan at paano ng mga nilalaman. Ang maliit na suporta o detalye ay matatagpuan sa isang memo, na madalas na mauna sa isang pagpupulong o gumawa ng isang maikling anunsyo. Kung ang isang kumpanya ay may detalyado o kumplikadong balita upang ipahayag, magsasagawa ito ng isang pagpupulong o magbibigay ng isang mas mahabang ulat. Ang mga tatanggap ng isang memo ay maaaring makipag-ugnay sa nagpadala ng memo o isang superbisor kung kailangan nila ng karagdagang impormasyon.
Ang isang liham ay nagsisimula sa dahilan ng pagsulat at pagkatapos ay hinarap ang dahilan. Ang isang liham ay karaniwang nagbibigay ng higit na detalye, suporta at pagbibigay-katwiran kaysa sa isang memo, dahil ang manunulat ng sulat ay madalas na gumawa ng isang pagbebenta o pagsagot sa isang katanungan.
Pagsara ng Memo o Liham
Ang isang memo ay hindi nagbubuod o muling nagbabalik ng mga nilalaman, na madalas na nagtatapos sa isang call to action, tulad ng pagtatanong sa mambabasa na ilagay ang petsa ng darating na pagpupulong sa kanyang kalendaryo o upang ituloy ang pagkilos na inirerekomenda sa memo. Ang isang liham ay madalas na nagtatapos na may isang konklusyon, nag-aalok ng salamat, hinihiling sa mambabasa na makipag-ugnay sa manunulat, at isama ang pangalan at pamagat ng nagpadala. Maraming mga titik ang naglalaman ng isang P.S., o postscript, na makakatulong sa isang katotohanan o piraso ng impormasyon na makilala.
