Walang may-ari ng maliit na negosyo ang may gusto na magkaroon ng isang hindi nasisiyahan na customer, ngunit hindi palaging posible na malutas ang mga problema sa pabor ng customer. Kung ang isang kliyente ay humiling ng isang refund para sa pera na ginugol sa iyong produkto o serbisyo, kailangan mong suriin ang lahat ng magagamit na impormasyon at tukuyin kung ang mga pangyayari ay nagpapatunay ng isang refund. Kung magpasya kang hindi mag-isyu ng isang pagbabalik ng bayad, ipaalam kaagad sa customer sa pamamagitan ng pagpapadala sa kanya ng isang magalang ngunit matatag na sulat ng pagtanggi, na maikli na ipinapaliwanag ang iyong mga dahilan para sa pagtanggi sa kahilingan sa pag-refund.
Gumamit ng Professional Stasionary at Pagbati
Gumamit ng headhead ng kumpanya at sundin ang karaniwang format ng liham ng negosyo kapag nagsusulat ng iyong liham. Isama ang petsa at ang buong pangalan at address ng customer, pati na rin ang isang maikling linya ng paksa - "Paksa: Ang iyong kahilingan sa pag-refund ng Mayo 10," halimbawa. Buksan sa isang pormal na pagbati tulad ng "Dear Ms. Smith:" upang maitakda ang tono.
Sumulat sa isang Matatag, Magalang na Tono
Gumamit ng matatag ngunit magalang na wika. Sa iyong unang mga pangungusap, kilalanin ang kahilingan sa pag-refund at ipaliwanag nang maikling ang mga hakbang na iyong kinuha upang saliksikin ang mga pangyayari at makarating sa iyong pasya. Palakasin ang iyong kaso sa mga parirala tulad ng, "Personal kong tiningnan ang sitwasyon tungkol sa iyong kahilingan" o, "Nakipag-usap ako sa aming manager pagkatapos naming suriin ang mga tuntunin ng iyong kontrata.".
Kumuha ng isang Apologetic Stance
Ipahayag ang magalang na panghihinayang, ngunit malinaw na ipahayag na tinatanggihan mo ang kahilingan at ibigay ang dahilan sa iyong pangunahing talata. Sumipi ng isang tukoy na patakaran ng kumpanya upang bigyang-katwiran ang iyong desisyon hangga't maaari.
Halimbawa
Kung ang isang customer ay humihiling ng isang refund para sa isang kamakailang biniling relo, maaaring mabasa ang iyong liham:
"Humihingi kami ng paumanhin na hindi ka nasisiyahan sa iyong bagong relo, ngunit napagpasyahan naming hindi maglabas ng isang pagbabalik ng bayad. Malinaw na sinasabi ng patakaran ng gumawa na ang relo ay hindi tinatablan ng tubig at hindi dapat isuot sa ilalim ng tubig. Isinaad mong nakasuot ka ng relo habang lumalangoy, na nagpawalang-bisa sa warranty. "
Sa ibang mga kaso, maaari mong ipaliwanag ang iyong pasya sa pamamagitan ng pagpapahiwatig na ang ginagarantiyahan na panahon ng pag-refund ng kumpanya ay nag-expire na, o sa pamamagitan ng pagpapaalala sa customer na ang item ay naibenta sa ilalim ng isang kontrata na nagsasaad ng "tulad ng kundisyon - walang mga refund o pagbabalik."
Palakasin ang Iyong Pinahahalagahan ang Customer
Magsama ng isang maikling pahayag sa iyong pagsasara ng talata na pinahahalagahan mo ang pagtangkilik ng customer. Kung natatakot kang ihiwalay ang isang pangmatagalang o pinahahalagahang customer, pag-isipang mag-alok ng isang bagay na mas maliit ang halaga sa halip na isang refund.
Halimbawa
Isaalang-alang ang isang parirala tulad ng:
"Habang hindi kami makapagbigay ng isang pag-refund sa ngayon, pinahahalagahan namin ang iyong negosyo at nais naming mag-alok sa iyo ng isang diskwento na 15 porsyento sa iyong susunod na pagbili."
Ang isa pang pagpipilian ay upang mag-alok ng isang kredito na maaaring magamit sa isang hinaharap na pagbili. Ang aliw na ito ay maaaring mapahina ang suntok ng pagtanggi sa pag-refund. Isara ang liham gamit ang iyong pormal na pirma ng lagda ng negosyo, kasama ang iyong pirma na nakasulat sa kamay.
Liham na Proofread Bago Nagpadala
Patunayan nang mabuti ang iyong liham. Iwasto ang anumang mga pagkakamali sa typographic o grammar, mag-print ng isang malinis na kopya at muling pag-sign. Para sa isang partikular na pinahahalagahan na customer, o sa kaso ng isang malaking kahilingan sa pag-refund, isaalang-alang na suriin ng ibang may-ari o senior manager ang iyong liham bago ipadala ito.
