Kasama sa payroll ang pagsasagawa ng maraming mga gawain upang matiyak ang tumpak at napapanahong mga paycheck at pagbabayad ng buwis at pagsunod sa talaan. Ang mga tungkuling ito ay hindi maaaring magmadali, at dapat itong isagawa nang may masusing detalye. Kung hindi man, maaaring magresulta ang mga maling suweldo at hindi wastong pagbabayad ng buwis sa payroll at pag-iingat ng talaan.
Ang dating sitwasyon ay maaaring maging sanhi ng mga empleyado upang maging mapataob; ang huling dalawang sitwasyon ay maaaring maging sanhi ng mga parusa mula sa Panloob na Kita ng Serbisyo at ng Kagawaran ng Paggawa ng Estados Unidos. Dahil dito, kapag gumagawa ng payroll, maglapat ng isang sunud-sunod na proseso.
Iproseso ang Payroll Na Nauna Na
Iproseso ang payroll nang maaga. Gumawa ng iskedyul ng pagpoproseso ng payroll na nagbibigay-daan sa iyo ng sapat na oras upang maproseso ang payroll at upang iwasto ang mga napansin na error bago matanggap ng mga empleyado ang kanilang mga paycheck. Halimbawa, magsagawa ng pagproseso ng payroll dalawa o tatlong araw bago ang aktwal na petsa ng pagbabayad.
I-update ang Mga Tala ng Mga empleyado
Gumawa ng mga pagbabago sa tala ng payroll ng empleyado, kung naaangkop. Kabilang dito ang: mga pagbabago sa address; mga pagbabago sa pagbawas sa payroll, tulad ng W-4 at mga pagbabago sa form ng buwis sa kita ng estado; at mga pagbabago sa kusang pagbawas, tulad ng pagreretiro at mga benepisyo sa kalusugan. Bukod dito, maglagay ng bagong impormasyon sa pag-upa para sa mga empleyado na tinanggap sa kasalukuyang panahon ng pagbabayad.
Mag-compute ng Data ng Timekeeping
Kalkulahin ang data ng timekeeping mula sa mga time card o time sheet at ipasok ang mga oras na babayaran sa system, tulad ng regular, overtime at mga oras ng bakasyon. Kung gumagamit ka ng isang computerized timekeeping system, maaari mong i-import ang oras sa software ng payroll. Ang kailangan mo lang gawin ay tiyakin na ang oras ay maihatid nang tama at gawin ang mga kinakailangang pag-edit.
Prorate Pay ayon sa Kinakailangan
Magbayad ng iba pang mga uri ng kita, tulad ng mga bonus, komisyon at retroactive na bayad dahil sa pagtaas ng suweldo. Magsagawa ng iba pang mga pagsasaayos, tulad ng karagdagang bayad o pagbawas sa sahod dahil sa labis na pagbabayad o underpaying mula sa isang nakaraang panahon ng pagbabayad. Prorate ang suweldo ng empleyado kung tatapusin niya ngunit hindi gumagana ang buong panahon ng pagbabayad, at ipasok ang mga petsa ng paghinto sa payroll software upang ihinto ang mga pagbabayad sa hinaharap.
Bukod dito, ibigay ang bayad sa suweldo ng bagong empleyado kung tinanggap siya pagkatapos magsimula ang kasalukuyang panahon ng pagbabayad. Halimbawa, kung nagsisimula siyang magtrabaho sa ika-apat na araw ng biweekly pay period, bayaran siya sa pitong araw na nagtatrabaho sa halip na 10.
Patunayan ang Mga Ulat sa Payroll
I-print ang mga ulat na nagbibigay-daan sa iyo upang i-verify ang payroll bago mo mai-print ang mga paycheck at mabuo ang direktang file ng deposito. Gumawa ng mga pagsasaayos, kung kinakailangan.
I-print ang Mga Paycheck at Pay Stubs
Mag-print ng mga paycheck at magbayad ng stubs. Bumuo ng direktang file ng deposito at ipasa sa bangko. Makipag-ugnay sa bangko at tiyakin na ito ay naaangkop na natanggap, at i-verify ang halagang natanggap.
Panatilihin ang Mga tala ng Payroll
I-print ang mga rehistro ng payroll na nagpapakita ng gross-to-net na sahod ng mga empleyado para sa kasalukuyang payroll. Mag-file sa isang lihim na lugar ng imbakan. Itago ang mga talaang ito sa loob ng minimum na tatlong taon. Panatilihin ang mga talaan ng pag-iingat ng oras at ang mga kung saan nakabatay ang mga pagkalkula ng sahod para sa isang minimum na dalawang taon.
I-print at Ipamahagi ang mga Ulat
I-print at ipamahagi ang mga ulat na kinakailangan ng mga kaugnay na kagawaran, tulad ng mga mapagkukunan ng tao at pananalapi, para sa mga layunin ng pangangasiwa at mga pagkakasundo. Kung ang isang magkahiwalay na departamento o kumpanya ang humahawak ng mga buwis sa payroll, ipasa ang mga kinakailangang tala ng buwis para sa bawat panahon ng pagbabayad sa naaangkop na indibidwal.
Tip
Kinakalkula ng software ng payroll ang mga buwis sa payroll para sa iyo. Gayunpaman, laging panatilihin ang isang kopya ng Internal Revenue Service Circular E na madaling gamitin upang matulungan kang maunawaan ang iyong mga obligasyon sa buwis sa payroll. Makipag-ugnay sa ahensya ng pagbubuwis ng estado para sa mga alituntunin sa iyong mga obligasyon sa buwis sa payroll ng estado.
