Maaaring mukhang isang memo - na kung saan ay maikli para sa 'memorandum' - ay isang dokumento na maaari mong mabilis na mabilis na mabilis nang hindi binibigyan ng labis na pag-iisipan. Ngunit habang ang mga memo ay likas na likas (hindi hihigit sa dalawang pahina), maaari at dapat kang magbalot ng marami sa pahinang iyon o dalawa upang ito ay suliting basahin. Nakasalalay din, kung kanino tinutukoy ang memo; ang manunulat ay maaaring magkaroon ng ibang pokus sa isang memo sa pangulo o isang memo sa mga kawani kaysa sa kanya lamang / kanyang koponan. Kung nagpapadala ka ba ng impormasyon o humihingi ng mga tugon, ang pagsunod sa isang napatunayan na format ay titiyakin na ibibigay mo ang lahat ng impormasyong kailangan ng iyong mga tatanggap.
Magsimula Sa Kanino Ipinadala ang Memo
Ang heading ay nauuna sa isang memo, at mahalaga sapagkat sinasabi nito sa mga tatanggap kung ano ang tungkol sa memo at kung sino pa ang tumatanggap; sa madaling salita, sino ang tinutugunan ng memo - kung ang manunulat ay nagpapadala ng memo sa kawani sa pangkalahatan o sa kanya / kanyang koponan, halimbawa - at kung bakit nila ito dapat basahin. Ayon kay Lexico, ang isang sample na heading ay dapat na may kasamang:
- SA: Pangalan at pamagat ng Indibidwal
- Cc: Lahat ng iba pang mga tatanggap
- MULA: Ang iyong pangalan at pamagat
- PETSA: Buwan, araw, taon nang walang mga pagpapaikli
- PAKSA: Tukoy na paksa ng memo
Binigyang diin ng Purdue University's Online Writing Lab (OWL) na kahit na ang memo ay hindi ang pinaka pormal na komunikasyon, dapat mo pa ring tawagan ang mga tatanggap ng kanilang buong pangalan kahit na ang kanilang mga palayaw ay ginagamit sa buong kumpanya. Kaya't ang mga empleyado na tinawag na "Isda" o "Pula" ng lahat ay dapat tugunan ng kanilang totoong mga pangalan sa linya ng tatanggap.
Maunawaan ang Kahalagahan ng Linya ng Paksa
Inaasahan kong ang isang memo mula sa pangulo ng kumpanya, CEO o sariling manager ng empleyado ay mabasa sa kabuuan ng lahat ng mga tatanggap. Ngunit maraming mga mambabasa ng memo ang awtomatikong tumingin sa linya ng paksa upang mabilis na sabihin sa kanila kung tungkol saan ang memo na ito. Nais nilang masukat kung gaano kahalaga ang memo sa kanila at kung kailangan nilang basahin ang lahat ng ito. Ang linya ng paksa ay nagbibigay din sa mga mambabasa ng isang frame ng sanggunian upang mai-redirect ang kanilang pansin mula sa ginagawa nila dati.
Ang linya ng paksa ay kailangang maging napaka tukoy sa aktwal na nilalaman ng memo, ayon sa OWL ng Purdue. Dapat itong maging maikli, oo, ngunit malinaw na sabihin kung ano ang nasa memo. Ang pagbabasa ng mga halimbawa ng mga di-tukoy na sapat na mga linya ng paksa at kung paano ito napabuti ay maaaring makatulong sa iyo na maunawaan ang pagkakaiba at pagbutihin ang iyong mga linya ng paksa upang makakuha ng mas maraming mambabasa:
- Linya ng PAKSA: Kaligtasan PALITAN SA: Ingatan ang iyong mga personal na gamit laban sa pagnanakaw sa opisina.
- LARO NG PAKSA: Ang Mga Kagamitan sa Opisina PALITAN SA: Bagong pamamaraan para sa pag-order ng mga gamit sa opisina.
- Linya ng PAKSA: Mga Kamakailang Grad PALITAN SA: Mga kamakailang nagtapos sa kumpanya ng paglalakbay sa susunod na linggo.
Ilahad muna ang iyong Pangunahing Punto
Ang mga memo ay direktang mga paraan ng komunikasyon, hindi mga teaser na bumubuo sa pangunahing punto. Matapos basahin ang linya ng paksa, ang karamihan sa mga mambabasa ay agad na pumupunta sa unang pangungusap upang makita ang pangunahing punto ng memo, kaya't ilagay ang pangunahing punto sa simula, mas mabuti sa unang linya. Ang isang artikulo tungkol sa pagsusulat ng mga memo ng negosyo sa website ng Writing Center ng George Mason University ay idineklara ang pinakamahalagang punto tungkol sa pagsulat ng memo ay upang simulan ang memo sa iyong pangunahing punto. Ipapaalam nito sa mambabasa kaagad kung ano ang sakop sa memo.
Kung ang iyong linya ng paksa ay "Ingatan ang iyong mga personal na pag-aari laban sa pagnanakaw sa opisina," ang unang linya ng iyong memo ay maaaring, "Mayroong maraming mga ulat ng pagnanakaw ng mga personal na item sa tanggapan kamakailan." Ngayon nakakuha ka ng kanilang pansin. Ang linya ng paksa ay hindi isang mungkahi lamang; may mga aktwal na pagnanakaw sa iyong tanggapan. Sundin sa mga karagdagang pangungusap na nagdadala ng impormasyon tulad ng, "Hindi namin natiyak kung sino ang responsable para sa mga pagnanakaw na ito, at dahil sa bilang ng mga bisita na mayroon kami sa aming mga tanggapan, ang paglutas sa isyung ito ay maaaring magtagal. Samakatuwid, hinihiling namin na maaari mong i-lock ang mga personal na item sa iyong mesa o dalhin ang mga ito sa iyo anumang oras na umalis ka sa iyong lugar. "
Kung nais ng mga mambabasa ng karagdagang impormasyon, ipagpapatuloy nila ang pagbabasa ng iyong mga sumusuporta sa puntos. Ngunit sa pamamagitan ng pagbibigay sa harap ng iyong pinakamahalagang impormasyon, maraming mga mambabasa ang malalaman kung ano ang tungkol sa memo, kahit na hindi nila patuloy na basahin. Ang iyong mga empleyado ay abala sa paggawa ng kanilang mga trabaho at maaaring makatanggap ng daan-daang mga email at memo sa araw, na hindi nila posibleng basahin nang buo. Gayunpaman, kung alam nila kung ano ang tungkol sa iyong memo, mas malamang na matandaan nilang bumalik dito pagkatapos ng kanilang pagpindot sa mga appointment, mga tawag sa telepono ng client at mga deadline.
Gumamit ng Mga Subhead sa Mga Mambabasa ng Gabay
Ang ilang mga mambabasa ay nais na mag-skim ng mga dokumento, kabilang ang mga memo, para sa pangunahing mga puntos, ayon sa George Mason University. Upang matulungan silang gawin iyon, gumamit ng mga nagbibigay kaalaman na subhead sa buong memo upang kung ang binasa lamang nila ay ang linya ng paksa at mga subhead, lalayo sila na nauunawaan ang diwa ng memo. Siguraduhin na ang iyong mga subheads ay malakas at nagpapaliwanag, tulad ng ginagawa mo sa linya ng paksa. Hindi ito ang lugar upang maging matalino at mahiwaga.
Ang pagpapatuloy ng iyong memo sa mga pagnanakaw sa opisina, maaari kang sumulat ng isang subhead para sa bawat backup point na nais mong gawin, at i-highlight ang mga ito nang naka-bold, tulad ng:
- Ang mga pagnanakaw ay naganap sa nagdaang dalawang linggo
- Ang iba pang mga paliwanag ay tinanggihan
- Pagkilos na dapat mong gawin ngayon
Palawakin ang bawat subhead sa isang talata sa ilalim nito. Para sa unang subhead tungkol sa tiyempo ng mga pagnanakaw, ibigay ang aktwal na mga petsa na naganap ang mga pagnanakaw o nauugnay na impormasyon, tulad ng nangyari lahat sa Biyernes. Sa ilalim ng pangalawang paksa, ipaliwanag na ang posibilidad na nawala ang mga item ay napag-usapan ngunit naiwala dahil maraming mga insidente na masyadong malapit.
Isaalang-alang ang Pagdaragdag ng isang Buod
Matapos isulat ang karamihan ng iyong memo, kung ito ay isang buong dalawang pahina ang haba at nagdadala ng maraming impormasyon, baka gusto mong magdagdag ng isang buod - kung minsan ay tinatawag na isang buod ng ehekutibo - na maaaring i-scan ng mga mambabasa upang makuha ang impormasyong kailangan nila. Ang opsyonal na buod na ito ay napupunta sa simula ng memo, kaya binibigyan mo talaga ang mga mambabasa ng isang preview ng kung ano ang saklaw ng memo, kahit na nakasulat ito bilang isang buod, ayon sa Purdue OWL.
Magsimula sa pangunahing punto ng iyong memo, na sinusundan ng mga puntos na sumusuporta sa iyong pangunahing ideya sa pagkakasunud-sunod ng mga puntos na sakop sa memo. Pagkatapos ay malinaw na sabihin kung anong aksyon ang nais mong gawin ng mga mambabasa. Ang ilang mga mambabasa ay ginusto ang mga memo na may mga buod sapagkat maaari nilang basahin ang mga linya ng heading at paksa, pagkatapos ang buod, at malaman kung ano mismo ang sakop sa memo nang hindi binabasa ang buong dalawang pahina. Kung ang iyong memo ay isang pahina o mas kaunti pa, hindi mo na kailangang magdagdag ng isang buod.
Buksan, Isara at I-format nang Tama
Si Mary Cullen, isang ehekutibong coach sa pagsusulat at tagapagtatag ng Instructional Solutions, ay binibigyang diin na ang mga memo ay panloob na mga dokumento, habang ang mga liham sa negosyo ay panlabas at ang mga email ay maaaring maging alinman. Gayunpaman, kung minsan, kung nakikipagtulungan ka sa isang kliyente sa isang proyekto, maaaring magamit ang mga memo sa pakikipag-usap sa kanila. Ang mga memo ay hindi nagsisimula sa isang pagbati, ni nagtapos sa isang pagsasara ng pirma.
Ipinaliwanag ng Purdue OWL na dahil ang mga memo ay mga dokumento sa negosyo, ang mga talata ay dapat sundin ang format ng negosyo at maiwasang makatarungan, hindi naka-indent dahil nasa akademikong pagsulat ito. Ang mga linya ay dapat na solong may puwang, na may dobleng puwang sa pagitan ng mga talata. Para sa pagsasara, iminungkahi ni Cullen na wakasan ang memo gamit ang isang malakas na call to action. Sabihin sa mga mambabasa kung ano ang nais mong gawin nila sa susunod, kung babaguhin ba ang paraan ng pagsasagawa nila ng isang pamamaraan, magbigay ng puna tungkol sa paksa ng memo o tandaan lamang ang impormasyon para sa tuwing kailangan nila ito.
