Mabisang Mga Proseso sa Komunikasyon ng Pangkat

Sa isang kapaligiran sa negosyo, karaniwan para sa mga empleyado na magtulungan sa maliliit na pangkat, mga koponan at departamento upang makamit ang mga partikular na gawain sa negosyo. Upang gumana nang epektibo sa isa't isa, mahalaga para sa bawat indibidwal na magkaroon ng malakas na kasanayan sa komunikasyon sa pangkat. Kung hindi nila ginawa, ang iyong mga empleyado ay maaaring maging sanhi ng hindi pagkakaunawaan, simulan ang hindi kinakailangang mga salungatan at pabagalin ang kahusayan ng iyong samahan. Alamin kung paano mapadali ang mabisang komunikasyon sa pangkat na makakatulong sa iyong mga empleyado na gumana nang mas mahusay na magkasama.

Maunawaan ang Pangkatang Komunikasyon sa Lugar ng Trabaho

Maraming iba't ibang mga grupo sa lugar ng trabaho. Maaari itong isama ang isang koponan sa pagbebenta na gumagana upang makamit ang gawain sa pagbebenta ng mga produkto. Maaari rin itong isama ang isang komite sa social club na binubuo ng mga nagboboluntaryo ng kanilang oras upang magplano ng mga masasayang kaganapan para sa mga tauhan. Karaniwan, ang mga pangkat ay tinukoy bilang pagkakaroon sa pagitan ng lima at 20 katao, kahit na ang laki ay maaaring mag-iba batay sa iyong samahan. Ang tumutukoy na kadahilanan ng isang pangkat na nagtatrabaho ay kailangan nilang makipagtulungan upang makamit ang isang tiyak na layunin na magkakasama.

Ang komunikasyon ay ang kilos ng pagpapadala at pagtanggap ng mga mensahe. Sa isang indibidwal na setting, mayroong isang nagpadala ng mensahe at isang tatanggap ng mensahe. Gayunpaman, sa isang pangkat na dinamiko, ang mga pagbabago na ito - na maaaring humantong sa mga komplikasyon at hindi pagkakaunawaan. Maaaring maraming nagpapadala ng mensahe at maraming tatanggap ng mensahe, at lahat ito ay maaaring mangyari nang sabay-sabay. Kung ang lahat ng mga indibidwal sa pangkat ay hindi nauunawaan ang mensahe ayon sa nilalayon, maaari itong humantong sa mga isyu sa lugar ng trabaho.

Ang layunin ng pangkomunikasyon sa pangkat ay upang makipagpalitan ng impormasyon upang makapagpasiya, malutas ang pagkalito, bumuo ng ugnayan at mas malapit makuha ang layunin ng negosyo. Gayunpaman, ang komunikasyon sa pangkat ay mayroon ding epekto sa kung paano ang trato ng bawat isa sa pangkat at pakiramdam tungkol sa bawat isa. Ipinaaalam nito kung nai-uudyok sila na matugunan ang mga layunin ng kanilang pangkat.

Gumamit ng Mga Istratehiya sa Komunikasyon ng Pangkat upang mapabuti ang Negosyo

Ang pag-unawa sa kung paano gumagana ang pakikipag-usap sa pangkat ay maaaring makatulong sa mga negosyo na mapabuti ang kanilang sariling mga proseso ng komunikasyon at mga protokol para sa mga empleyado. Maaari nitong paganahin ang mga empleyado na:

Kompromiso sa mga paksa sa polarismo;
Ipaliwanag ang magkakaibang isyu sa mga kasamahan;
Maimpluwensyahan ang mga pangunahing desisyon sa negosyo;
Turuan ang mga kasamahan kung paano makipagtulungan sa isa't isa;
Manguna sa mga kasamahan na lumikha ng mga plano at diskarte upang maabot ang mga layunin sa negosyo;
Bumuo ng pakikipagkaibigan at pakikipagkaibigan sa iba pang mga empleyado; at
Malutas ang mga salungatan nang walang pagkagambala ng pamamahala.

Ang susi sa pagpapabuti ng komunikasyon ng pangkat sa loob ng lugar ng trabaho ay ang pagbuo ng mga proseso at patakaran sa paligid ng mga pinakamahusay na kasanayan sa komunikasyon. Sa pamamagitan ng pagbibigay ng mga empleyado ng mga alituntunin at mithiin na layunin, maaaring hikayatin ng mga negosyo ang mga empleyado na magtrabaho sa kanilang sariling mga kasanayan sa komunikasyon. Mahalaga para sa mga tagapag-empleyo na itaguyod ang mga pakinabang ng mabisang komunikasyon, kaya nauunawaan ng kanilang mga empleyado na ang pagpapabuti ng kasanayang ito ay magpapabuti sa kanilang pagganap sa trabaho - at sa buhay.

Suriin ang Iba't Ibang mga Estilo ng Komunikasyon Sa Loob ng isang Pangkat

Isa sa mga hamon ng komunikasyon sa pangkat ay ang pangkat na binubuo ng iba't ibang mga tao na maaaring may iba't ibang mga estilo ng komunikasyon. Ang paraan ng pakikipag-usap ng mga tao ay nakakaapekto sa paraan ng kanilang pagpapadala at pagtanggap ng mga mensahe. Kung maraming iba't ibang mga istilo ng komunikasyon ang naroroon sa isang pangkat, mayroong mas mataas na mga pagkakataong mawala ang mensahe.

Mayroong iba't ibang mga paraan upang maikategorya ang mga estilo ng komunikasyon. Ang mga pagsusulit sa personalidad tulad ng Myers-Briggs Type Indicator (MBTI) ay maaaring magamit upang asikasuhin ang istilo ng komunikasyon, pati na rin ang pagtatasa ng DiSC. Ayon sa DiSC, ang mga istilo ng komunikasyon ay maaaring ikinategorya sa apat na natatanging kategorya:

Nangingibabaw: Ang mga tagapagbalita na ito ay hinihimok ng mga resulta at nakatuon sa pagkamit ng mga layunin sa negosyo. Kumpiyansa sila at hindi takot sa isang hamon. Gayunpaman, maaari silang magsalita nang deretsahan.
Influencer: Ang mga tagapagbalita na ito ay nakatuon sa pagbuo ng mga relasyon at paghimok sa iba. Umunlad sila sa pakikipagtulungan at napaka-maasahin sa mabuti at masigasig.
Panay: Ang mga nakikipag-usap na ito ay nais na makipagtulungan sa iba at napaka taos-puso. Mayroon silang kalmadong diskarte at hindi nais na madaliin sa kanilang proseso.
Nakakainsulto: Pinahahalagahan ng mga tagapagbalita ang kalidad, kawastuhan at kadalubhasaan. Pinapahalagahan nila ang mga detalye at hindi nais na mali. Gusto nila ang pagtatrabaho nang mag-isa.

Sa pamamagitan ng pag-aaral ng iba't ibang mga istilo ng komunikasyon sa iyong mga pangkat sa lugar ng trabaho, maaari kang makakuha ng higit pang pananaw sa paano ang mga indibidwal ay nais na makipag-usap at kung anong mga katangian ang ibinabahagi nila.

Gumamit ng Tamang Mga Channel sa Komunikasyon

Ang komunikasyon sa pangkat ay nagaganap sa maraming iba't ibang anyo. Mahalagang malaman ng iyong mga empleyado kung aling channel ang gagamitin para sa uri ng mensahe na nais nilang ipadala. Ang paggamit ng maling channel ng komunikasyon ay maaaring maging sanhi ng hindi pagkakaunawaan at mabagal ang kahusayan ng pangkat. Kabilang sa mga channel ng komunikasyon ng pangkat ang:

Pormal na pagpupulong ng koponan;
Mga pormal na pagtitipon ng pangkat;
Mga tawag sa kumperensya;
Mga email ng pangkat;
Mga direktang chat ng mensahe sa pangkat;
Mga listahan ng gawain sa pamamahala ng proyekto; at
Mga memo na nakabatay sa papel.

Kung nais ng isang kasapi ng pangkat na magpadala ng isang mahalagang mensahe tungkol sa isang darating na matitigong deadline, maaari niyang ipadala ang mensahe sa pamamagitan ng isang instant na chat ng mensahe sa pangkat. Gayunpaman, kung tinatalakay ng pangkat ang iba pang mga bagay sa chat, maaaring mawala ang mahalagang mensahe sa deadline na iyon. Katulad nito, ang isang pangkat ay maaaring pumili upang magsagawa ng pagpupulong tungkol sa isang isyu na madaling malulutas sa isang email. Maaari nitong pabagalin ang kahusayan nito. Iyon ang dahilan kung bakit kritikal para sa mga indibidwal na miyembro ng pangkat na maunawaan kung aling channel ang gagamitin para sa bawat mensahe.

Pag-diagnose ng mga hadlang sa mabisang Pakikipag-usap sa Pangkat

Upang mapabuti ang komunikasyon ng pangkat para sa iyong koponan, kritikal na maunawaan ang pangunahing sanhi ng isang problema. Mayroong maraming magkakaibang mga hadlang sa komunikasyon sa pangkat, na kinabibilangan ng:

Pisikal na mga hadlang: Ang pisikal na distansya sa pagitan ng mga miyembro ng koponan ay maaaring maging mahirap makipag-usap. Kung ang mga miyembro ng pangkat ay nagtatrabaho sa iba't ibang mga palapag ng negosyo, maaaring hindi sila madalas makipag-usap nang personal. Ang mga saradong pintuan ng tanggapan, mataas na dingding ng cubicle at hindi magandang koneksyon sa telepono ay maaari ring maging sanhi ng mga isyu.
Mga hadlang sa pananaw: Ang paraan ng pagtingin ng bawat miyembro ng pangkat sa mundo ay nakakaapekto sa paraan ng kanilang pagkaunawa sa mga mensahe. Ang isang labis na walang pag-asa na tao ay mauunawaan ang mensahe ng isang nalalapit na deadline nang magkakaiba kaysa sa isang sobrang maasahang tao.
Mga hadlang sa emosyonal: Ang emosyonal na estado ng isang indibidwal na miyembro ng pangkat ay nakakaapekto sa paraan ng kanyang pagpapadala at pagtanggap ng mga mensahe. Ang pakiramdam ng takot, kahinaan, kawalan ng tiwala, kaligayahan, galit at kaguluhan, halimbawa, ay maaaring baguhin ang komunikasyon.
Mga hadlang sa interpersonal: Ang mga personal na pananaw ng mga tao sa kanilang sarili ay maaaring makaapekto sa paraan ng kanilang pakikipag-ugnay sa kanilang pangkat. Isaalang-alang kung paano ang isang tao na sobrang tiwala ay nagsasalita kumpara sa isang taong walang kumpiyansa sa sarili.
Mga hadlang sa kultura: Ang kultura ay nakakaapekto sa pag-uugali at komunikasyon. Halimbawa, sa ilang mga kultura, itinuturing na hindi wasto ang pakikipag-ugnay sa mata sa isang taong hindi kasarian, habang normal ito sa ibang mga kultura.
Hadlang sa lenguwahe: Kung ang lahat ng mga miyembro ng pangkat ay hindi lahat ay nagsasalita ng parehong wika, maaari itong maging sanhi ng mga isyu sa pagsasalin. Maaari ring mag-refer ang wika sa terminolohiya na tukoy sa industriya, na maaaring maging sanhi ng pagkalito.

Sa pamamagitan ng pag-diagnose ng pangunahing isyu na nakakaapekto sa komunikasyon ng pangkat, posible na makabuo ng isang solusyon sa problema. Halimbawa, kung ang mga miyembro ng pangkat ay nakaupo sa magkabilang panig ng negosyo, maaaring mas mababa ang hilig nilang makipag-usap nang personal. Ang isang simpleng solusyon ay maaaring ilipat ang kanilang mga mesa nang magkasama upang mas mahusay silang makipagtulungan.

Lumikha ng isang Kultura ng Bukas na Komunikasyon

Ang kultura ng lugar ng trabaho ay may malaking epekto sa paraan ng pakikipag-usap ng mga empleyado. Kung ang kultura ng samahan ay hindi hinihikayat ang pagbabahagi ng impormasyon nang hayagan, ang mga empleyado ay maaaring may hilig na hindi makipag-usap nang maayos sa kanilang pangkat. Halimbawa, kung ang koponan ng pamamahala ay hindi nagbabahagi ng mga bagong layunin sa negosyo sa mga nangungunang empleyado, maaaring pakiramdam ng mga empleyado na ang komunikasyon ay hindi pinahahalagahan ng kumpanya.

Sa kabilang banda, kung nagtataguyod ang samahan ng malinaw at matapat na komunikasyon, ang mga empleyado ay maaaring magkaroon ng kapangyarihan na magbahagi ng mga ideya at maging bukas sa kanilang pangkat. Ang kultura ng samahan ay direktang nauugnay sa kung paano kumilos ang mga namumuno sa negosyo. Kung mayroon silang isang patakaran sa bukas na pintuan at matapat na makipag-usap sa mga empleyado, maaari itong malayo upang mapabuti ang mga kasanayan sa komunikasyon ng buong pangkat. Ang pagpunta hanggang sa maisama ang mabisang komunikasyon sa mga pangunahing halaga ng negosyo ay ipinapakita sa mga empleyado ang kahalagahan ng kasanayang iyon.

Magbigay ng Mabisang Pagsasanay sa Komunikasyon sa Mga empleyado

Hindi lahat ng mga tao ay ipinanganak na mabisang tagapagbalita, at hindi lahat ng mga tao ay nakikipag-usap sa parehong paraan. Bilang isang resulta, mahalagang kilalanin ng mga employer kung kinakailangan ang pagsasanay para sa kanilang mga empleyado upang mapabuti ang mga kasanayan sa komunikasyon.

Ang pagsasanay sa komunikasyon ay maaaring tumuon sa mga tukoy na elemento ng komunikasyon, tulad ng paglutas ng tunggalian, mga kasanayan sa pagsasalita sa publiko o negosasyon. Maaari rin itong maiugnay sa mga tukoy na channel ng komunikasyon, tulad ng pagsusulat ng mga mabisang email at ulat, o kung paano magpatakbo ng isang produktibong pagpupulong.

Kung ang isang workgroup ay may mga hindi mabisang pagpupulong na masyadong mahaba at hindi naisasakatuparan ang mga gawain, ang pag-aaral kung paano tumakbo at lumahok sa mga matagumpay na pagpupulong ay maaaring makatulong sa koponan na mas mahusay na makipag-usap sa isa't isa at gumanap nang mas epektibo sa kanilang mga trabaho.

Linawin ang Indibidwal na Mga Tungkulin at Responsibilidad

Sa isang pangkat na pabagu-bago, ang mga tungkulin at responsibilidad ng bawat indibidwal na miyembro ng koponan ay maaaring humantong sa mga isyu sa komunikasyon. Ang bawat miyembro ng pangkat ay dapat magkaroon ng isang malinaw na pag-unawa sa kung ano ang kanilang pangunahing gawain sa setting ng pangkat at kung ano ang responsibilidad nila para magampanan. Dapat nilang malaman kung ano ang inaasahan sa kanila sa mga tuntunin ng mga kinalabasan at pag-uugali. Kasama rito ang kanilang mga pang-araw-araw na gawain, labis na layunin at pagkakahanay sa mga layunin ng kumpanya. Dagdag pa, ang pag-alam sa kanilang tungkulin ay tumutulong sa mga empleyado na maunawaan din ang hierarchy ng pangkat.

Mahalaga para sa isang pinuno ng pangkat o tagapamahala na matiyak na may kamalayan ang bawat isa sa kanilang mga tungkulin at responsibilidad, at ang mga iyon ay magkakaugnay sa bawat isa. Kung ang mga priyoridad ng indibidwal na miyembro ay hindi nakahanay, maaaring humantong sa salungatan at hindi pagkakaunawaan.

Bigyang diin ang Kahalagahan ng Pagtutulungan ng Koponan

Dapat pagtuunan ng pansin ng mga employer ang pagtiyak na may kamalayan ang kanilang mga empleyado na nagtatrabaho sila sa isang gawain magkasama. Ang tagumpay ng isang indibidwal na empleyado ay hindi higit sa tagumpay ng koponan. Kapag naintindihan ng mga empleyado ang direktiba ng negosyo na nagtutulungan, uudyukan silang tulungan ang ibang mga miyembro ng pangkat na magtagumpay. Magagawa nila ito sa pamamagitan ng higit na mabisang pakikipag-usap sa panahon ng pakikipagtulungan ng pangkat, negosasyon at paglutas ng hidwaan.

Upang makipag-usap nang maayos sa isa't isa, kailangang bigyan ng mga negosyo ang mga empleyado ng pagkakataong makilala ang isa't isa. Sa pamamagitan ng paglikha ng isang imprastraktura kung saan ang mga empleyado ay maaaring makipag-chat sa isa't isa sa labas ng kanilang pangunahing setting ng gawain, pinapagana nila ang mga empleyado na maunawaan ang bawat isa sa a antas ng personal. Ang pagkakaroon ng isang pananghalian kung saan ang mga empleyado ay maaaring magtipon upang kumain ng sama-sama o magbigay ng isang foosball table sa pasilyo ay nagbibigay sa mga empleyado ng isang pagkakataon na makipag-usap nang impormal.

Manguna Sa Halimbawa

Kung nais ng mga negosyo ang kanilang mga empleyado na makipag-usap nang maayos sa mga pangkat, ang mga tagapamahala ay kailangang mamuno sa halimbawa. Nais ng mga empleyado na makita ang kanilang mga tagapamahala na sumusunod sa parehong mga inaasahan na sinabi sa kanila na sundin. Halimbawa, kung nais mong makompromiso ang iyong mga empleyado sa pag-polarise ng mga pananaw sa pangkat, kailangan mong gawin ang pareho.

Dalhin ang Pagmamay-ari ng Mga Pagkakamali

Kapag nagtatrabaho sa isang setting ng pangkat, malamang na mangyari ang mga pagkakamali. Kritikal na alam ng mga empleyado na ang isang solong pagkakamali ay hindi nangangahulugang sila ay ganap na nabigo. Ang mga empleyado ay maaaring makaramdam ng kahihiyan, nahihiya o pinanghinaan ng loob ng kanilang pagkakamali at maaaring hindi makipag-usap sa natitirang pangkat tungkol sa kanilang ginawa. Gayunpaman, kung sinusuportahan ng kultura ng lugar ng trabaho ang pagmamay-ari ng mga pagkakamali, maipapaliwanag ng mga empleyado ang sitwasyon sa kanilang pangkat at pagkatapos ay magtutulungan upang magkaroon ng solusyon.