Ang Mga kalamangan at Disadentahe ng Paggamit ng isang Lockbox Collection System

Mahalagang bahagi ng maliliit na negosyo ang daloy ng cash, ngunit kasinungalingan na masasabi na ang pagdeposito ng mga tseke ay hindi abala. Ang banking banking ay napupunta lamang sa ngayon, at para sa mga kumpanya ng bootstrapped, ang oras ay maikli. Kailan ka talaga makakakuha ng paligid upang bisitahin ang bangko, lalo na kapag ang ilang mga bangko ay bukas lamang sa tradisyonal na oras ng negosyo? Doon pumasok ang lockbox banking.

Maaaring i-streamline ng isang system ng lockbox ang proseso ng natanggap na mga account. Habang ang pangunahing gumuhit ay mas mabilis na pagdeposito ng tseke at pagproseso ng pagbabayad, maraming mga bentahe ng mga lockbox system - at ilang mga kawalan din. Ang isang bank lockbox ba ang tamang paglipat para sa iyong maliit na negosyo? Higit na nakasalalay ito sa uri at dami ng mga natanggap na pagbabayad.

Ano ang Lockbox Banking?

Ang lockbox banking ay inaalok ng mga bangko upang makatulong na makatanggap ng mga pagbabayad ng customer. Sa halip na magpadala ng mga pagbabayad sa isang kumpanya, ang mga pagbabayad ng lockbox ay ipinapadala sa isang espesyal na kahon ng post office, kung saan sila nakolekta at idineposito nang direkta ng bangko. Kapag naproseso na ng bangko ang mga pagbabayad na ito, inilalagay nila ang mga pondo sa bank account ng kumpanya, at naghahatid ng mga financial record sa mga matatanggap na account. Sa maikli: Ito ay sinadya upang streamline ang mga koleksyon at proseso ng pagproseso ng pagbabayad sa pamamagitan ng pagputol sa gitnang tao.

Ayon sa BBVA bank, mayroong dalawang uri ng mga lox box system:

  • Ang mga retail lockbox: ito ay karaniwang ginagamit ng mga negosyong mayroong mga tseke na may mababang halaga na karaniwang direktang ipinapadala mula sa mamimili gamit ang isang paunang naka-print na kupon ng remittance.
  • Pakyawan ang mga lockbox: Tradisyonal na ginagamit ito ng mga kumpanya ng B2B na nakikipag-usap sa mga pagbabayad na may mataas na halaga.

Maliban kung ikaw ay nasa isang lugar na kanayunan, ang serbisyong ito ay dapat na malawak na magagamit, at ang mga bangko kahit na maraming mga lokasyon ng lockbox. Kung ang iyong negosyo ay hindi nasasailalim sa dalawang kategorya na nakalista sa itaas, maraming mga bangko ang mag-aalok pa rin ng mga naka-customize na solusyon na maaaring matugunan ka sa isang lugar sa gitna. Palaging sulit na magtanong at makita kung ano ang mayroon nang mga alok sa bangko sa mga kumpanyang tulad ng sa iyo.

Pro: Ang Mga Sistema ng Lockbox ay Bawasan ang Mga Error sa Accounting

Ang pag-awdit ay isang pinakamasamang bangungot sa isang maliit na negosyo dahil kahit gaano kahigpit ang iyong mga talaan, palaging may puwang para sa error. Ang mga pagbabayad ng lockbox ay makabuluhang nagbabawas ng posibilidad na ito sa pamamagitan ng streamlining sa pagpoproseso ng pagbabayad. Gumagana ito tulad nito:

Araw-araw, dinadala ng bangko ang lahat ng mga deposito ng PO Box sa sentro ng pagproseso nito. Doon, idineposito ito sa bank account ng isang negosyo. Sine-scan din nila ang mga dokumento sa pagpapadala ng isang negosyo kaya't ang impormasyon sa pagbabayad ay ligtas na nakuha, pagkatapos ay ihatid nila ang pangkalahatang pag-update nang direkta sa mga natanggap na account. Ang lahat ng mga talaang ito ay nai-back up, ligtas na nakaimbak at magagamit para sa madaling pag-access kung kakailanganin mong mag-refer sa kanila sa ibang pagkakataon (o, sa kaganapan na nai-awdit ka at nawala ang iyong mga kopya).

Palaging pantas na i-backup ang iyong mga record sa pananalapi, ngunit ang isa sa mga pangunahing bentahe ng isang lockbox system ay gagawin ito ng bangko para sa iyo. Walang stress ito, at binabawasan din nito ang anumang mga posibleng error na matatanggap ng mga account sa iyong pangkalahatang ledger dahil pinangangasiwaan ng bangko ang lahat ng mga deposito. Hindi ka umaasa sa isang tao na nakaupo sa isang tanggapan na tumutugma sa bawat solong pagbabayad sa invoice nito at manu-manong inilalagay ang lahat sa iyong accounting system.

Con: Gastos ng Mga Serbisyo sa Lockbox

Ang mga serbisyo sa lockbox ay maaaring potensyal na makatipid ng pera sa mga negosyo sa mga pansamantalang gastos sa pangangasiwa at accounting, ngunit depende talaga iyon sa kung gaano karaming oras ang ginugugol ng iyong negosyo sa mga tatanggapin na tungkulin. Para sa maraming maliliit na negosyo, ang gastos ng mga serbisyo sa lockbox ay talagang ipinagbabawal, lalo na kung hindi ka isang kumpanya na lubos na umaasa sa mga pagbabayad sa mail.

Ayon sa Paychex, ang isa sa pinakamalaking kahinaan sa isang lockbox system ay ang labis na gastos. Ang mga lockbox ng bangko ay mayroong buwanang bayarin at mga karagdagang singil bawat deposito ng tseke, suriin ang imaging, at ang paghawak ng mga hindi tipikal na item (isipin: kung ang iyong customer ay nagpapadala sa iyo ng isang sulat kasama ang tseke). Kung natatanggap ng isang negosyo ang karamihan sa mga pagbabayad nito sa pamamagitan ng cash, credit card o iba pang digital na paraan, ang isang lockbox sa bangko ay malamang na nagkakahalaga ng higit sa halagang ito.

Pro: Pinapayagan ng Mga Sistema ng Lockbox ang Mas Mabilis na Pag-access sa Mga Pagbabayad

Ang isa sa mga pangunahing bentahe ng mga sistema ng lockbox ay ang bilis. Pinapabilis nito ang pagproseso ng pagbabayad sa bawat pagliko. Ayon kay Dean Cusumano, isang senior account executive sa Agilis System na dalubhasa sa pagdaragdag ng kahusayan sa negosyo, ang mga bangko ay may isang espesyal na ZIP code na ginagamit nila para sa mga pagbabayad ng lockbox upang mabilis na subaybayan ang paghahatid nito sa pamamagitan ng postal system. May kakayahan din ang mga bangko na iproseso ang mga pagbabayad na lampas sa tradisyunal na mga oras ng bangko, na nangangahulugang hindi ka nakasalalay sa tradisyonal na mga limitasyon ng tingiang banking.

Bilang karagdagan, suriin ng mga bangko ang kanilang mga lockbox para sa mga pagbabayad nang maraming beses sa isang araw, na nangangahulugang ang mga tseke sa pangkalahatan ay idineposito sa bank account ng isang negosyo sa parehong araw na natanggap sila. Partikular itong mahalaga para sa mga negosyo na maaaring walang maraming pera sa kamay o magpatakbo sa mga manipis na margin na lubos na umaasa sa indibidwal na pagbabayad ng bawat customer.

Con: Ang Mga Serbisyo sa Lockbox ay Nangangailangan ng Pagsasanay

Kung ang iyong negosyo ay sapat na maliit na gumagawa ka ng iyong sariling mga account na matatanggap kaysa sa pagkuha ng isang propesyonal, magkakaroon ng kurba sa pag-aaral. Ganun din sa mga serbisyo sa lockbox. Mangangailangan sila ng ilang pagsasanay. Kakailanganin mong malaman kung paano gamitin ang online na system ng bangko upang mag-download ng mga pahayag sa isang format na gumagana sa iyong online accounting system.

Sa pangkalahatan, ang mga lockboxes ay tumatagal ng kaunting oras upang masanay, ngunit sa pangkalahatan, mas makakatipid sila sa iyo sa pangmatagalan kung magtalaga ka ng ilang oras na pauna.

Pro: Ang Mga Sistema ng Lockbox Ay Napaka-secure

Ang mga lockbox ng bangko ay isang mahusay na pagpipilian upang madagdagan ang seguridad sa paligid ng mga pagbabayad. Sa pangkalahatan, ang mga maliliit na negosyo ay hindi pinaka-sigurado - lalo na kung ang mga tseke ay ipinapadala sa isang mailbox ng storefront at itinatago sa isang tanggapan hanggang ideposito sa bangko. Sa totoo lang, ang mga kahon ng PO ay mas ligtas kaysa sa iyong average na curbside mailbox, at hindi ka dapat mag-alala tungkol sa mga tsek na mawawala mula sa iyong tanggapan (kahit na aksidenteng napalagay lamang sila) kapag hinawakan ng bangko ang lahat.

Con: Maaaring Magkaroon ng Mga Isyu ang Mga Serbisyo Sa Mga Rural Area

Ang mga lockbox ng bank ay isang mahusay, mahusay na pagpipilian kung nagtatrabaho ka sa isang bangko na maraming mga sangay sa buong bansa. Sa ganitong paraan, maaari silang mag-set up ng maraming mga lockbox malapit sa bawat sangay upang makitungo sa mga pagbabayad mula sa mga lokal na customer sa halip na magsayang ng oras sa pagpapadala ng mga pagbabayad sa isang sentral na hub. Ito ay isang buong mas hindi gaanong mahusay kung nagpapatakbo ka ng isang negosyo sa bukid na nakikipagtulungan sa mga lokal na bangko.

Ang mga system ng lockbox sa mga lugar sa kanayunan ay madalas na walang parehong kahusayan tulad ng mga nasa mga lugar ng metropolitan o mga suburb dahil minsan ay nagkulang sila ng parehong uri ng awtomatiko. Maaaring ipasok nang manu-mano ang mga pagbabayad, na nag-iiwan sa proseso ng napapailalim sa parehong uri ng mga pagkakamali na mayroon ka kung gumagawa ka ng mga account na matatanggap sa iyong sarili. Karamihan sa mga oras, nagkakahalaga ito ng isang maling balanse ng tseke na inilalagay sa account ng isang kumpanya, na walang alinlangan na sorpresa ng customer.

Konklusyon: Gawin ang Iyong Takdang Sipag

Hindi lahat ng mga serbisyo sa lockbox ay pareho. Ang ilan ay maaaring mas mahal kaysa sa iba, ngunit kung regular kang nagtatrabaho sa isang tukoy na bangko o sangay, maaaring maputol ka nila ng isang deal. Walang dalawang bangko ang may parehong gastos o parehong serbisyo, at ang proseso ay maaaring maiakma sa iyong mga tukoy na pangangailangan, kaya't mahalagang mamili at makipag-usap sa isang propesyonal sa pagbabangko bago ka magpasya kung ang lockbox banking ay tama para sa iyong negosyo.

Kamakailang mga Post