Ang Microsoft Outlook Calendar ay hindi lamang tumutulong sa iyo na subaybayan ang mga mahahalagang petsa, tipanan at kaganapan, ang pagpapaandar na function ay ginagawang mas madali ang maraming gawain sa lugar ng trabaho. Kung ang paggana ng pagbabahagi sa Outlook Calendar ay tila hindi gumagana nang maayos, maraming mga bagay na maaari mong gawin upang makilala ang problema at maibalik ang landas sa mga bagay.
Bakit Gumagamit ng Pagbabahagi ng Kalendaryo?
Ang pagbabahagi ng kalendaryo ay tumutulong sa mga lugar ng trabaho na gumana nang mas mahusay. Ang mga kasamahan, superbisor at subordinate lahat ay may access sa mga kalendaryo ng ibang tao at maaaring mas epektibo ang iskedyul ng mga tipanan, pagpupulong at kaganapan. Sa mga tanggapan at lugar ng trabaho kung saan ang mga kasapi ng kawani ay madalas na naglalakbay, nagtatrabaho ng mga kakayahang umangkop sa iskedyul o telecommute, ang mga nakabahaging kalendaryo ay naging partikular na mahalaga upang maunawaan ng lahat kung ang kanilang mga kasamahan ay magagamit para sa mga bagay na nauugnay sa trabaho.
Paano Gumagana ang Pagbabahagi ng Kalendaryo?
Ang mga indibidwal na manggagawa ay may kontrol sa kanilang sariling mga kalendaryo. Kung nagpasya ang isang manggagawa na ibahagi ang kanyang kalendaryo sa iba, ang manggagawa na iyon ay dapat na partikular na magbigay ng pahintulot sa indibidwal na nais nilang ibahagi o isang listahan ng pamamahagi ng contact.
Ang pagbabahagi ay isang prangka na proseso: Pumunta sa folder ng kalendaryo, piliin ang "Ibahagi ang Kalendaryo," pagkatapos ay piliin ang kalendaryong nais mong ibahagi. Mula sa link ng Mga Katangian sa Kalendaryo, i-click ang "Magdagdag" at bibigyan ka ng isang listahan ng iyong mga contact at listahan ng pamamahagi ng contact. Maaari mong piliin ang mga kinakailangang contact at listahan at ipahiwatig din kung anong antas ng mga pahintulot ang nais mong magkaroon sila.
Halimbawa, baka gusto mong makita lamang ng iyong mga contact na abala ka, o baka gusto mong ipakita sa kanila kung ano ang iyong ginagawa at kailan.
Mayroon ka ring pagpipilian na magbigay ng mga pribilehiyo sa pag-edit sa iyong kalendaryo. Ito ay maaaring maging partikular na kapaki-pakinabang kung mayroon kang isang katulong na namamahala sa iyong iskedyul para sa iyo. Bilang kahalili, maaaring magamit ang tampok na ito ng mga superbisor at tagapamahala upang magtalaga ng mga gawain at iskedyul sa mga manggagawa.
Babala
Maging maingat sa iyong mga setting sa privacy, lalo na kapag nagdaragdag ng mga bagong item sa iyong kalendaryo. Isaalang-alang kung nais mo ang lahat sa iyong koponan o sa iyong kumpanya na malaman kung sino ang iyong nakikipagtagpo sa buong araw. Ang isa pang pag-aalala ay ang pagpapanatili ng mga bagay na pribado. Habang maaari kang mag-opt upang magdagdag ng mga bagay tulad ng mga medikal na tipanan at bakasyon sa iyong kalendaryo upang maaari mong maiiskedyul ang mga obligasyon sa trabaho sa paligid ng iyong personal na buhay at ipaalam sa ilang mga miyembro ng koponan kung nasaan ka, maaaring may panganib din sa pagbabahagi ng labis na impormasyon sa iba pa. Mayroon kang pagpipilian ng "mga privacy locking" na mga detalye ng mga kaganapan o kahit na ang paglikha ng iba't ibang mga kalendaryo kung ang pagiging kompidensiyal ay isang alalahanin.
Hindi Gumagana ang Pagbabahagi ng Kalendaryo ng Outlook
Sa kasamaang palad, ang pagbabahagi ng Outlook Calendar ay hindi laging gumagana sa paraang nais mo. Ayon sa Suporta ng Microsoft Office, maaaring may maraming mga kadahilanan kung bakit hindi mo maibahagi ang iyong Outlook Calendar:
- Sinusubukan mong ibahagi sa isang email address sa labas ng iyong organisasyon sa negosyo.
- Sinusubukan mong magbigay ng pahintulot sa isang hindi wastong email address.
- Sinusubukan mong magbigay ng pahintulot sa isang pangkat ng Office365.
- Kung napansin mo na ang pagpipilian upang ibahagi ang iyong kalendaryo ay hindi magagamit (ito ay ma-highlight sa kulay-abo), ang departamento ng IT ng iyong samahan ay nag-block ng mga pahintulot para sa pagbabahagi ng kalendaryo. Maaaring ito ay isang aksidente o maaaring nagpasya ang departamento ng IT na pigilan ang pagbabahagi ng kalendaryo bilang pag-iingat sa seguridad.
Pag-optimize sa Pagbabahagi ng Kalendaryo ng Outlook
Mayroong maraming mga paraan upang ma-optimize ang pagbabahagi ng mga kalendaryo sa buong iyong samahan.
Lumikha ng iba't ibang mga kalendaryo: Kung nag-aalala ka tungkol sa mga isyu sa privacy, ngunit huwag komportable sa pagtatakda ng iba't ibang mga pahintulot para sa iba't ibang mga pangkat o indibidwal, isaalang-alang ang paglikha ng iba't ibang mga kalendaryo. Ang isa ay maaaring para sa mga taong katrabaho mo, habang ang isa pa ay para sa natitirang bahagi ng iyong samahan.
Lumikha ng mga kalendaryo ng pangkat: Pinapayagan kang tumingin ng magkakaibang kalendaryo para sa mas madaling pagpaplano.
Gumamit ng mga pagtatalaga ng time zone: Kapag lumilikha ng mga kaganapan sa isang nakabahaging kalendaryo, huwag kalimutang tukuyin ang time zone. Ito ay isang partikular na kapaki-pakinabang na tampok kung ang iyong negosyo ay may mga malayong trabahador na nakatira at nagtatrabaho sa labas ng iyong time zone.
