Maaaring magamit ang mga pagpupulong ng tauhan para sa iba't ibang mga layunin sa pangangasiwa, mula sa pagpapalitan ng impormasyon hanggang sa paggawa ng mga anunsyo sa buong kumpanya at pagsasagawa ng mga pagsasanay sa pagbuo ng koponan. Upang maging mabisa, ang mga pagpupulong ng tauhan ay dapat magkaroon ng isang detalyadong agenda, isang limitasyon sa oras at isang itinalagang moderator. Para sa pinakamahusay na mga resulta, gaganapin ang regular na nakaiskedyul na mga pagpupulong upang matiyak ang pananagutan at pakikilahok ng kawani.
Tip
Ang layunin ng isang pagpupulong ng tauhan ay upang magbigay ng mga update, maghatid ng mga anunsyo, manghingi ng puna, magbahagi ng impormasyon at lumahok sa isang kapaligiran ng koponan. Upang maging mabisa, ang mga pagpupulong ng tauhan ay dapat magkaroon ng isang detalyadong agenda, isang limitasyon sa oras at isang itinalagang moderator.
Ano ang Pagpupulong ng Staff?
Sa pangkalahatan, ang mga pagpupulong ng tauhan ay mga pagkakataon para sa bawat isa sa isang kumpanya, o para sa mga miyembro ng isang tukoy na departamento na magtipon at magsalita nang personal tungkol sa iba't ibang mga aspeto ng pamamahala ng negosyo na hindi madaling talakayin sa pamamagitan ng email. Ito ay isang pagkakataon upang makilala ang harapan, makibalita, mag-utak at magkaroon ng mga talakayan sa pangkat. Ang iba pang mga layunin para sa mga bagay na maaaring saklaw sa pagpupulong ng tauhan ay kinabibilangan ng:
- Mga ulat ng progreso
- Mga update sa kagawaran
- Mga anunsyo ng mga bagong hires o promosyon
- Mga ulat sa katayuan ng programa
- Mga update sa pamamahala ng proyekto
- Mga anunsyo ng kita
- Mga bagong patakaran o pamamaraan
- Mga bagong kliyente o kontrata
- Mga parangal o pagkilala
- Paparating na mga kaganapan
Maaari ding magamit ang mga pagpupulong ng tauhan para sa mga sesyon ng brainstorming o para sa mga aktibidad na pagbuo ng koponan. Hindi lahat ng mga pagpupulong ay kailangang sundin ang parehong format. Maaari kang magkaroon ng isang pagpupulong na "lahat ng tauhan" para sa buong kumpanya, isang mabilis na "pag-check in" sa pagitan ng mga superbisor at direktang ulat, o "pag-uumpisa" para sa maikling, madiskarteng mga debate para sa mabilis na umuusbong na mga isyu.
Mga Pakinabang ng isang Pagpupulong ng Staff
Ang pagsasama-sama sa mga kasamahan at tagapamahala ay nagbibigay ng isang pagkakataon na makipagkita sa labas ng mga limitasyon ng isang tanggapan o cubicle. Ang pagbuo ng mga pakikipag-ugnay na interpersonal ay maaaring makatulong na maitaguyod ang pagtutulungan at pagtutulungan, at maaari ring mabawasan ang potensyal para sa maling komunikasyon at hindi pagkakaunawaan. Bagaman ang mga memo at email ay mabisang paraan upang mabilis na maipaabot ang maraming bagay, ang paghawak ng mga regular na pagtitipon at mga pangkat ng talakayan ay tumutulong na matiyak na ang bawat isa ay may alam at na-update sila sa mga kritikal na isyu sa negosyo.
Tip
Kung gaano kadalas mong iiskedyul ang mga pagpupulong ng tauhan ay nakasalalay sa iyong layunin, ngunit ang pagkakaroon ng isang regular na pagpupulong sa mga libro ay kapaki-pakinabang para sa mga layunin ng pagpaplano. Ang mga maliliit na grupo ay maaaring makatagpo lingguhan at makamit ang isang mahusay na pakikitungo; malalaking pangkat ay maaaring mas mahusay na ihatid sa pamamagitan ng pagpupulong sa bawat isang-kapat.
Pangunahing Mga Sangkap ng isang Mabisang Pagpupulong ng Tauhan
Ang mga pagpupulong ng tauhan ay madaling maging matagal, medyo nakakapagod na mga kaganapan kung hindi maayos na pinamamahalaan. Ang bawat pagpupulong ay dapat magkaroon ng mga sumusunod: isang timeline; isang agenda na may mga paksa ng talakayan; isang moderator at isang bukas na panahon para talakayin ng mga kalahok ang mga isyu sa sahig. Ang isa pang paraan upang matiyak na ang mga pagpupulong ng kawani ay mabisa, maikli at matamis ay ang pagsasagawa ng mga stand-up na pagpupulong. Ang iba pang mga hakbang upang ipatupad ay kasama ang:
- Humihikayat sa pakikilahok mula sa lahat
- Tinitiyak ang pananagutan
- Hindi pinapayagan ang mga pagkakagambala o labis na pag-uusap
- Sumasang-ayon na hindi sumasang-ayon
- Pagsasaayos ng mga kumplikadong isyu kung matagal ang pagpupulong
- Humihiling ng nakasulat na mga follow-up at minuto ng pagpupulong upang makatipid ng oras at matiyak na ang lahat ng mga kalahok ay nasa parehong pahina.
Tip
Ang mga kumplikadong item na lumilitaw sa panahon ng pagpupulong ng tauhan ay madalas na mas mahusay na hawakan ng mga isyu sa pag-tabing para sa talakayan ng maliit na pangkat sa hinaharap, kaysa sa paglalaan ng oras ng bawat isa para sa tiyak, limitadong debate ng kalahok.
Ang regular na nakaiskedyul na mga pagpupulong ng tauhan ay maaaring lumikha ng isang pakiramdam ng pagsasama sa mga tauhan, magbigay ng pag-access sa mga pinakamataas na antas na tagapamahala at iparamdam sa bawat isa na sila ay bahagi ng isang koponan ng cohesive. Kung sa tingin mo ay walang pagtuon ang iyong mga pagpupulong o kulang sa isang tukoy na layunin, kumuha ng input mula sa iyong tauhan tungkol sa mga pagbabagong nais nilang makita na isama. Ito ay isa pang paraan upang bumuo ng buy-in para sa mahalagang aktibidad na ito.
