Ang isang negosyo o samahan ay maaaring mas mabisang mapadali ang pagsasanay ng mga bagong empleyado sa paggamit ng maayos na nakasulat na pamantayang mga operasyon sa pamamalakad (SOP). Higit pa sa pagsasanay, ang isang manu-manong SOP ay nagbibigay sa mga umiiral na miyembro ng koponan ng isang mapagkukunan para sa mga hindi gaanong ginagamit na mga pamamaraan, na tinitiyak na ang mga pamamaraan ay tapos na sa tamang proteksyon, pinapanatili ang kontrol sa kalidad. Ang pagsulat ng isang pamantayang manu-manong pamamaraan ng pagpapatakbo ay nangangailangan ng pagkakaroon ng isang malinaw na pag-unawa sa mga hakbang na kasangkot sa anumang partikular na proseso.
Tukuyin ang Mga Core na Proseso
Tingnan ang lahat ng mga pangunahing proseso na mayroon ang iyong kumpanya. Simulang tukuyin kung aling mga proseso ang ibabalangkas at mama-map sa manwal ng SOP. Habang maaaring hindi mo mapa ang bawat huling proseso, mahalagang maitaguyod ang pinakamahalaga at mahahalagang proseso.
Halimbawa, maaaring tukuyin ng isang restawran ang mga pangunahing proseso kung paano ginagawa ang isang partikular na pinggan ng lagda. Tulad ng kahalagahan ng proseso sa paglilinis ng restawran. Lumikha ng isang listahan ng iyong mga pangunahing proseso upang maaari mong isama ang bawat isa sa manu-manong SOP pagkatapos ng pagmamapa nito.
Mapa Ang Bawat Proseso
Ang bawat proseso ay tinukoy ng mga hakbang na kinakailangan upang makumpleto ang proseso. Ang pagkawala ng isang hakbang ay maaaring mangahulugan ng isang nawala o naantalang order o isang sira na pangwakas na produkto. Pagma-map ay naglalabas ng daloy ng trabaho.
Halimbawa, sabihin na lumilikha ka ng isang SOP para sa proseso ng pagbebenta ng isang pagtatanong sa internet. Una, mapa kung paano nakipag-ugnay sa una ang tingga pagkatapos humiling ng impormasyon: tawag sa telepono, email o teksto. Mapa kung gaano karaming beses nagsasagawa ang iyong koponan ng mga benta ng mga follow-up kung ang prospect ay hindi maabot nang una, na may mga tukoy na script para sa bawat contact.
Mapa ng ibang script para sa kung kailan naabot ang prospect, pati na rin isang hanay ng mga follow-up depende sa kung bibilhin ng prospect ang iyong produkto o serbisyo o nagpasya na huminto. Kapag nai-mapa, isulat ang proseso sa mga simpleng hakbang.
Lumikha ng Mga Checklist at Form
Para sa anumang proseso, mas madali para sa mga miyembro ng koponan na sundin ang isang form o checklist. Bumuo ng isang komprehensibong template batay sa proseso ng mapa. Kung kailangan mong mangolekta ng tukoy na impormasyon sa paggamit ng kliyente, tiyaking ang template ay ang lahat ng kinakailangang impormasyon na inilatag nang maikling.
Huwag ipagpalagay na naaalala ng mga miyembro ng koponan ang lahat sa SOP, lalo na kapag ang isang kliyente ay nakaupo sa harap nila. Isama ang mga checklist at form bilang isang addendum sa iyong map na proseso at mga hakbang.
Lumikha ng isang Buong Manwal na SOP
Kapag na-map mo ang bawat proseso at nalikha ang lahat ng mga sumusuporta sa mga template ng dokumento, isama ang mga ito sa isang buong manwal ng SOP. Ayusin ang manwal batay sa mga kagawaran. Halimbawa, maaari kang magkaroon ng mga seksyon na "Pagbebenta," "Mga Operasyon" at Pamamahagi sa manwal ng SOP. Ang bawat seksyon ay masisira pa sa mga pangunahing proseso ng kagawaran na iyon, sa pangkalahatan sa pagkakasunud-sunod ng bawat pangunahing proseso ay nagaganap sa pangkalahatang paghahatid ng mga paninda.
Sa seksyong "Pamamahagi," maaari kang magkaroon ng maraming pangunahing proseso na kasama ang "Pagkuha ng Order," "Pagbalot para sa Paghahatid," "Pagpapadala" at "Follow-Up."
Ayusin ang manu-manong SOP na may isang talaan ng mga nilalaman, at malinaw na ilista ang bawat pamamaraan sa isang naka-bold na header ng pamagat. Maaari mo ring isama ang mga tab para sa mga miyembro ng koponan upang madaling i-flip ang manu-manong, upang matulungan silang hanapin ang mga nauugnay na SOP sa kanilang mga kagawaran.
