Ang mga pahayag sa patakaran ay isang hanay ng mga inaasahan na inilalagay upang pamahalaan ang pag-uugali ng empleyado. Ang mga layunin ay maaaring saklaw mula sa pagtiyak na sumusunod ang negosyo sa ligal na mga patakaran at regulasyon hanggang sa paglikha ng isang ligtas na kapaligiran sa trabaho at pagpapanatili ng panloob na mga kontrol. Anuman ang layunin o uri ng patakaran, gayunpaman, ang mga alituntunin para sa paggawa ng mga pahayag ng patakaran ay magkatulad.
Pokus sa Pahayag ng Patakaran
Ang kahulugan ng patakaran na nangangahulugang nagmula sa mga madiskarteng layunin ng negosyo, na kung saan mismo nagmula sa misyon at pananaw ng negosyo. Ang bawat patakaran at bawat pahayag ng patakaran ay dapat na sumasalamin sa mga aspeto ng pareho. Halimbawa, dapat magsama ang mga patakaran ng customer ng mga pahayag sa patakaran na sumasalamin sa mga layunin tulad ng pagtaas ng kasiyahan ng customer at pagpapabuti ng mga rate ng pagpapanatili ng customer.
Ang mga patakaran na nakatuon sa pagganap sa pananalapi ay dapat magsama ng mga pahayag ng patakaran na sumasalamin sa pag-maximize ng kita, pagliit ng gastos at panloob na mga kontrol. Ang bawat pahayag ng patakaran ay dapat na nakatuon sa isang tukoy na patakaran o layunin at ipaliwanag kung bakit sinusunod ang patakaran o layunin.
Ano ang Isasama
Ang mga makahulugang pahayag ng patakaran ay nagtatatag ng mga parameter para sa mabisang pagpapatupad, ayon sa Sweet Process. Malinaw na isinasaad ng bawat isa kung kanino sila naglalapat, tumutukoy sa mga pangyayari kung saan nalalapat ang pahayag at tumutukoy sa mahahalagang kondisyon o paghihigpit. Kung ang pahayag ng patakaran ay isang pagbabago o pagbabago, dapat itong magtaguyod ng anumang kinakailangang konteksto sa pamamagitan ng pag-refer muli sa nakaraang pahayag ng patakaran.
Halimbawa, ang isang pahayag sa patakaran tungkol sa paninigarilyo sa lugar ng trabaho ay dapat magsama ng isang ulo ng pahayag ng patakaran, na isinasaad kung bakit ipinatutupad ang patakaran at isinasaad kung nalalapat ang patakaran sa lahat o sa ilang mga lugar lamang ng gusali o mga bakuran.
Ano ang Hindi Isasama
Dumikit sa mga katotohanan kapag crafting pahayag ng patakaran. Mahalaga, halimbawa, kapag nagsusulat ng mga pahayag ng patakaran upang manatili sa patakaran at iwasang isama ang mga karagdagang tagubilin o pamamaraan. Ang mga pahayag sa patakaran ay mga tagubilin na may mataas na antas na nagsasabi sa mga empleyado kung ano ang dapat gawin, habang ang mga pamamaraan ay nagsasabi sa mga empleyado kung paano magsagawa ng isang patakaran. Kapag nakasulat at naaprubahan ang mga pahayag sa patakaran, maaaring maidagdag ang mga pamamaraan bilang isang hiwalay na dokumento.
Verbiage at Estilo ng Pagsulat
Ang mga pahayag sa patakaran ay dapat na malinaw at maikli at isama ang minimum na verbiage na kinakailangan upang maiparating ang punto, ayon sa Power DMS, na mga opisyal ng isang template ng pagsulat ng patakaran sa pormula ng isang pahayag ng patakaran na pdf. Maliban kung ang patakaran ay tumutukoy sa mga ligal na patakaran o regulasyon, huwag gumamit ng impormasyon tulad ng mga pangalan o petsa na maaaring mabilis na luma. Gumamit ng isang pormal na tono, ngunit tiyakin na ang mga pahayag ng patakaran ay madaling maunawaan ng lahat, kabilang ang mga bagong empleyado.
Halimbawa, baybayin ang mga akronim at tukuyin ang mga term na maaaring hindi maunawaan ng mga bagong pag-upa. Gumamit ng mga naka-bold na heading at bala point, at mag-iwan ng sapat na puting puwang upang mas madaling mabasa ang patakaran.
