Ang mga katulong na pang-administratibo at mapagkukunan ng tao ay sumusuporta sa gawain ng mga kagawaran ng tanggapan at, sa ilang mga kaso, mga tukoy na tagapamahala o ehekutibo. Minsan tinawag na mga kalihim, ang mga katulong ay gumaganap ng mga tungkulin sa clerical, tulad ng pagpapadali ng mga komunikasyon, pagtatago ng mga talaan at pagtatakda ng mga tipanan, bagaman ang mga responsibilidad ng isang administratibong katulong ay maaaring mag-iba nang malaki depende sa industriya kung saan siya nagtatrabaho. Ang mga katulong sa mapagkukunan ng tao ay madalas na mas pamantayan, ngunit marami pa ring silid para sa kalayaan, depende sa mga priyoridad at mapagkukunan ng kagawaran.
Nagpapadali sa Mga Komunikasyon sa Korporasyon
Ang parehong uri ng mga katulong ay madalas na may mahalagang papel sa mga komunikasyon ng isang kagawaran. Ang isang katulong ay maaaring mag-draft at magpadala ng mga email sa ngalan ng pamamahala ng departamento, pamahalaan ang pagsusulat na ipinadala sa isang email address ng kagawaran, at kumilos bilang isang ugnayan sa pagitan ng isang pinuno ng departamento at iba pang mga empleyado, kliyente o prospect. Ang mga katulong ay madalas na responsable para sa pagbubukas, pagbabasa, at pagdidirekta ng postal mail na dumating sa opisina at hindi nakatuon sa isang tukoy na tao.
Maaari ring hilingin sa isang katulong na magsulat at mag-update ng isang kagawaran o blog ng kumpanya na ibinabahagi sa panloob o ginawang magagamit sa publiko. Ang mga katulong ng HR, lalo na, ay maaaring maging responsable para sa pagsubaybay at pag-update ng mga panloob na dokumento ng kumpanya, tulad ng mga handbook ng empleyado at mga abiso sa araw ng bakasyon, o pag-post ng impormasyong pangkalusugan at kaligtasan sa isang bulletin board ng empleyado.
Paglikha at Pagpapanatili ng Mga Rekord
Ang mga katulong sa administratibo at HR ay madalas na may mahalagang papel sa paglikha at pagpapanatili ng mga tala ng tanggapan. Ang mga katulong ng HR ay madalas na responsable para sa pagkolekta at pag-oorganisa ng mga gawaing gawa ng empleyado, tulad ng mga aplikasyon sa trabaho, mga kontrata sa trabaho at mga form ng benepisyo. Pinangangasiwaan ng mga katulong na pang-administratibo ang parehong hard copy at mga digital record sa pamamagitan ng pagpapanatiling organisado at madaling makuha ito.
Limitadong Mga Gawain sa Bookkeeping
Sa ilang mga kaso, ang isang katulong ay maaaring responsibilidad para sa limitadong mga gawain sa bookkeeping, tulad ng pagpapanatili ng isang spreadsheet para sa isang badyet ng departamento. Maaari ding responsable ang katulong sa pagsumite ng mga kahilingan sa pag-check at invoice sa departamento ng accounting, pati na rin ang paghawak ng mga kahilingan sa gastos sa empleyado.
Pagsasagawa at Pag-uulat sa Pananaliksik
Kadalasang kinakailangan ang mga katulong upang makumpleto ang mga proyekto sa pagsasaliksik at pagkatapos ay ayusin, iulat, at mapanatili ang anumang nakalap na impormasyon. Ang mga halimbawa ng mga uri ng mga proyekto sa pagsasaliksik na maaaring isagawa at pamahalaan ng isang katulong ay:
- Impormasyon tungkol sa mga pangunahing kakumpitensya
- Mga nauugnay na batas at regulasyon sa industriya
- Impormasyon sa pakikipag-ugnay para sa mga propesyonal na asosasyon
- Mga detalye tungkol sa pangunahing mga kliyente, tulad ng mga kaarawan at anibersaryo ng trabaho
Gayundin, ang mga katulong ng HR ay maaaring magsaliksik ng mga potensyal na pagkuha, kabilang ang sanggunian, social media at mga pagsusuri sa background. Ang parehong HR at administratibong mga katulong ay maaari ding gumastos ng oras sa paghahanap ng mga board ng trabaho at ipagpatuloy ang pag-post ng mga site sa pag-asang makahanap ng mga kandidato para sa bukas na posisyon.
Onboarding Bagong Mga empleyado
Habang ang mga katulong ng HR ay madalas na mas kasangkot sa onboarding at offboarding na mga empleyado kaysa sa mga assistant ng administratibo, ang parehong ay maaaring kasangkot sa pagtanggap ng mga bagong empleyado at pagtulong sa mga manggagawa na umaalis sa kumpanya. Halimbawa, ang mga katulong ng HR ay maaaring maging responsable para sa pagbibigay ng isang bagong empleyado ng impormasyon tungkol sa mga benepisyo at mga patakaran sa tanggapan. Gayundin, gagana ang katulong ng HR sa bagong pag-upa upang makumpleto ang kinakailangang mga papeles upang maging kwalipikado para at makatanggap ng mga benepisyo, tulad ng seguro.
Ang mga assistant ng administratibo, sa kabilang banda, ay maaaring responsibilidad para sa pagpapakilala ng isang bagong empleyado sa kanyang mga bagong katrabaho, ipakita sa kanya sa paligid ng opisina, at dalhin siya upang mapabilis ang lokasyon ng mga panloob na mga file at talaan. Ang administratibong katulong ay maaari ring kumilos bilang isang ugnayan sa pagitan ng bagong pag-upa at ng kagawaran ng IT, na na-set up siya sa isang computer at email address.
Pagtulong sa Pag-alis ng mga empleyado
Sa oras ng pag-alis ng isang empleyado, ang katulong ng HR ay maaaring magsagawa ng isang panayam sa exit, magbigay ng impormasyon tungkol sa pagwawakas ng mga benepisyo o pagpapalawak sa kanila sa pamamagitan ng mga programa tulad ng COBRA, at, sa ilang mga kaso, sinusubaybayan ang empleyado habang nililinis niya ang kanyang mesa. Ang isang administratibong katulong ay maaaring makipag-usap sa pag-alis sa IT at pagbuo ng seguridad upang ang email ng dating empleyado ay na-shut down at pagbuo ng key card na hindi na pinagana.
Iba Pang Suportang Trabaho
Ang iba pang mga gawaing isinagawa ng mga katulong ay higit sa lahat nakasalalay sa mga pangangailangan ng isang tukoy na negosyo, departamento o superior ng katulong. Ang iba pang mga responsibilidad ay maaaring kabilang ang:
- Paglalakbay sa pag-book para sa mga tauhan ng kagawaran, mga kandidato sa trabaho o sa labas ng mga bisita
- Pagsasagawa ng paunang panayam sa telepono sa mga kandidato sa trabaho
- Coordinating espesyal na mga kaganapan sa kagawaran, tulad ng mga piyesta opisyal
- Pag-order ng mga gamit sa opisina
