Ang mga tuntunin at kundisyon ng negosyo ang nagtakda ng pundasyon ng kontrata sa pagitan mo at ng iyong customer. Hindi mahalaga kung ang iyong negosyo ay nagbibigay ng mga produkto o serbisyo, ang isang dokumento ng mga tuntunin at kundisyon ay mahalaga. Pinoprotektahan nito ang iyong negosyo, tinutukoy ang iyong mga pamamaraan, nililimitahan ang iyong pananagutan at ipinapaliwanag kung ano ang napagkasunduan mong gawin. Ang mga espesyal na probisyon ay maaaring naaangkop upang isama sa iyong mga tuntunin at kundisyon depende sa iyong negosyo, ngunit sa maraming mga pagkakataon simpleng pagsasama lamang ng ilang pangunahing mga seksyon ay lumilikha ng isang mabisa, ngunit simpleng dokumento na madali para maunawaan ng customer at matugunan ang mga pangangailangan ng iyong negosyo.
1
Sumulat ng isang seksyon ng mga termino at tuntunin sa pagtugon sa presyo. Malinaw na sabihin kung ano ang ginagawa o hindi kasama ang presyo, tulad ng mga tungkulin o buwis.
2
Magbigay ng isang talata na tumutukoy sa mga termino o salitang ginamit na maaaring maging sanhi ng pagkalito ng customer. Halimbawa, ang paggamit ng salitang "kalakal" ay maaaring tumutukoy sa parehong produkto at serbisyo sa iyong negosyo. Gawin itong malinaw kung ano ang iyong ibinebenta, at panatilihing simple at pamilyar ang mga terminolohiya upang maiwasan ang hindi pagkakaunawaan.
3
Nag-aalok ng isang pahayag sa privacy na nagpapahiwatig na nakatuon ka sa pagprotekta sa privacy ng customer. Ipaalam sa kanya na ang kanyang impormasyon ay itinuturing na kumpidensyal at hindi ibebenta, ibabahagi o rentahan sa anumang third party.
4
Ilarawan kung ano ang ibig sabihin ng kalidad sa iyong kumpanya. Halimbawa, sabihin ang produkto ay ginagarantiyahan na maging mahusay na pagkakagawa at kalidad at pantay sa lahat ng respeto sa ibinigay na mga sampol.
5
Itaguyod ang mga tukoy na direksyon sa mga katanggap-tanggap na pamamaraan ng pagbabayad. Magsama ng impormasyong malinaw na nagsasaad kung kailan dapat bayaran ang buo, tulad ng isang 30-araw na panahon. Ipahiwatig ang anumang impormasyon sa huli na pagbabayad, singil ng interes at ibinalik na mga tseke, kung naaangkop. Ganap na masakop ang lahat ng mga aspeto ng pagpapadala, tulad ng gastos, seguro, singil sa kargamento at mga pagbalik.
6
Itakda sa mga pangyayari sa pagsusulat kung saan maaaring mangyari ang mga pagbabago sa presyo at kung paano natatanggap ng customer ang impormasyon. Para sa isang paulit-ulit na negosyo sa serbisyo, magbigay ng impormasyon tungkol sa pana-panahong pagtaas ng presyo at kung paano aabisuhan ang mga kliyente.
7
Magbigay ng isang warranty sa pagsulat at ilarawan kung paano ito hawakan. Halimbawa, sabihin na ang produkto ay malaya mula sa mga depekto sa pagkakagawa at materyal sa loob ng 12 buwan. Ipahiwatig kung ang pag-aayos o kapalit nang walang bayad ay kasama sa panahon ng warranty. Maging tiyak sa limitasyon ng iyong pananagutan.
8
Itaguyod ang pamamaraang ginamit upang malutas ang mga problema, tulad ng pagpapagitna. Ito ay higit na mas mura, nakakain ng oras at nakababahalang kaysa sa paglilitis.
